במאמר הזה, אנחנו נשתף כמה טיפים ורעיונות ליצירת משימות חוזרות שיעזרו להפוך את זרימת העבודה שלך לחלקה יותר!
צור קבוצה חדשה בכל תקופת זמן
בבית העסק הקטן שלנו לייצור סבון, אנחנו משתמשים בלוח הבא כדי לעקוב אחרי כל הזמנות המלאי של החנות שלנו בכל חודש.
כל פעם שחנות זקוקה למלאי חדש של מוצר, הם מבקשים את המוצר ואת הכמות באמצעות הלוח הזה, ואז אנחנו יכולים לסכם את המספרים בסוף החודש כדי לראות כמה עלינו לייצר במפעל!
מאחר שהקבוצות בלוח שלנו מייצגות כל חודש של הזמנות, אנחנו צריכים ליצור קבוצה חדשה בתחילת כל חודש חדש. כדי שהקבוצה החדשה תיווצר אוטומטית כל חודש, השתמשנו באוטומציה חוזרת.
כדי לעשות זאת, התחל על ידי לחיצה על מרכז האוטומציות ובניית האוטומציה האישית. משם, צור אוטומציה שאומרת "בכל תקופת זמן, צור קבוצה":
עכשיו, פשוט התאם את התבנית כפי שעשינו למטה. תוכל לבחור כמה פעמים תיווצר קבוצה חדשה, מה יהיה שמה, ובדיוק באיזו שעה היא תיווצר!
צור פריט חדש בכל תקופת זמן
באופן דומה, תוכל להשתמש באוטומציה חוזרת כדי ליצור פריט (או משימה) אחת שצריכה לחזור על עצמה מדי פעם, על פי הקצב הרצוי שלך.
בדוגמת חברת הסבון שלנו, אנחנו מנהלים את לוח התכנון למטה כדי לעקוב אחרי כל המשימות היומיות שלנו. במקרה הזה, יש לנו פגישה כל יום שחשוב לוודא שהיא נוספה ללוח שלנו בזמן.
כדי להבטיח שיהיה לנו פריט חדש לפגישה היומית שלנו בכל יום, הקמנו את האוטומציה המוצגת למטה. עכשיו, כל בוקר בשעה 10:00, פריט חדש שנקרא "פגישת יום" ייווצר אוטומטית כדי לוודא שהוא לא ייחסר!
הודע לצוות שלך בכל תקופת זמן
גילינו שהצוות מכירות שלנו שוכח לארגן מחדש את המלאי בחנויות שלנו בתחילת כל שבוע, ואנחנו לא רוצים שהלקוחות שלנו יראו מדפים ריקים. כדי לפתור את הבעיה הזו, הוספנו את תבנית האוטומציה הזו:
התאמנו את האוטומציה כדי להודיע לכל צוות המכירות כל יום שני בבוקר בשעה 9:00 עם ההודעה "תזכורת למלא את המדפים!". עכשיו, אנחנו יכולים להתחיל כל שבוע עם חנות מלאה ומרוצה.
שכפל קבוצה בכל תקופת זמן
בחברת הסבון Thorn & Thistle, אנו משחררים מוצר חדש כל חודש. כל פעם שאנו עושים זאת, אנו פועלים לפי אותו תהליך עבודה, אותו אנו עוקבים באמצעות הלוח "שחרור מוצרים". כל קבוצה בלוח הזה היא מוצר חדש שונה, והפריטים בכל קבוצה הם האירועים השונים הקשורים לשחרור שלו. במקום לכתוב שוב כל פריט בכל פעם שמשוחרר מוצר חדש, נשתמש באוטומציה כדי לשכפל את הקבוצה.
כל מה שעלינו לעשות הוא להגדיר את האוטומציה המוצגת למטה. בחרנו לשכפל את הקבוצה בכל חודש בתאריך הראשון של החודש בשעה 9:00 כדי שנוכל לשנות את שם הקבוצה שלנו בהתאם ולהתחיל לעבוד על שחרור המוצר החדש שלנו בדיוק בתחילת כל חודש חדש.
מאחר שהקבוצה שלנו נוצרה בדיוק כמו הקבוצה המקורית "תרסיס תפוחים מסוכרים", אנחנו רוצים לרוקן את כל הנתונים באמצעות פעולות קבוצתיות.
ראשית, נשנה את השם ואת הצבע של הקבוצה החדשה שלנו. לאחר מכן, נציב את הסמן בצד השמאלי של כל פריט, כדי לבחור כל פריט בקבוצה. עכשיו כל מה שעלינו לעשות הוא לאפס כל עמודה, כפי שמוצג למטה:
אוטומציות מבוססות זמן
אתה עשוי לתהות כיצד פועלות האוטומציות המבוססות על זמן. לדוגמה, בשדה "תאריך" בתבנית הבאה: "כשמגיע התאריך, אז הודע למישהו".
אותה אוטומציה מבוססת זמן תופעל בזמנים שונים עבור משתמשים שונים אם יש להם אזורי זמן שונים מוגדרים בהגדרות העבודה שלהם.
אם ה-"כש" בתבנית הנ"ל שלך מוגדר לשעה 9 בבוקר, משתמשים מניו יורק יקבלו התראה בשעה 9 בבוקר בשעון החורף המזרחי (EST), ומשתמשים בתל אביב יקבלו התראה בשעה 9 בבוקר בשעון הקיץ הישראלי (IDT).
אוטומציות מבוססות זמן יפעלו לפי אזור הזמן של המחשב המקומי שלך. אם הגדרות אזור הזמן שלך תחת הפרופיל האישי שונות מאוד מאזור הזמן המקומי שלך (יותר מכמה שעות), עשויה להתרחש בעיה.
אם זה המקרה עבורך וחשוב ששתי ההגדרות הללו יהיו שונות, אנא פנה לצוות התמיכה שלנו כאן.
