בשיעור הזה נמשיך לדבר על ניהול נכון של משאבים בארגון, ובסוף השיעור תוכלו
* למנות סוגים אופייניים של משאבים פיזיים שמנהלים צריכים לנהל.
* להבין את תחומי האחריות של מנהלים בניהול משאבים פיזיים, דרך למידת מחזור החיים של משאבים.
* להסביר מדוע תחזיות תקציב חייבות להתחשב במשאבים פיזיים.
* ללמוד כיצד היפטרות מנכס יכולה להוות הוצאה או הכנסה, בהתאם לנכס.
* להסביר מדוע הקפדה על רישום מדויק היא עמוד השדרה של ניהול משאבים פיזיים.
אז, בואו נדבר על ניהול משאבים פיזיים.
משאבים פיזיים של העסק כוללים הון כמו מכונות, ציוד טכני יקר, קרקע ומבנים. ארגונים שונים משקיעים סכומים שונים של הון במשאבים פיזיים. תעשיות עתירות הון כמו זיקוק נפט, כרייה ורכבות חייבות לבצע השקעות עצומות במשאבים פיזיים – מה שמסביר למה בהרבה מדינות הן ממומנות על ידי הממשלה. ניצול יעיל של משאבים פיזיים יכול להיות מקור של יתרון תחרותי עבור ארגונים כאלה.
מחזור חיים של משאב פיזי
ניהול משאבים פיזיים עוקב אחרי אורך החיים השימושי המלא של כל נכס שבו משתמש הארגון. ההנהלה צריכה לשקול היטב את כל השלבים במחזור החיים של נכס פיזי לפני שהיא מחליטה לרכוש אותו.
השלב הראשון הוא רכישת המשאב הפיזי, שכולל בחירה של ספקים על בסיס מכרזים, ניהול מוכרים והכשרה נכונה של עובדים לניצול משאבים.
אחרי זה, משאבים פיזיים דורשים כמובן תחזוקה וניטור תקופתיים.
ובסוף, כאשר המשאב הפיזי כבר לא מועיל לאסטרטגיה של הארגון, צריך למכור אותו או להיפטר ממנו באופן שמגדיל את הרווחים, כמובן תוך התנהלות מוסרית ובהתאם לתקנות בכל הנוגע לכך.
דבר שעושים בהרבה ארגונים הוא “ניתוח ערך נוכחי נטו”. זה ניתוח ערך שמבוסס על עלייה או של הערך עם הזמן, ועושים את זה לפני רכישת ציוד או מכונות, כמובן במידה שאפשר לצפות מראש את התשואות הצפויות ברמה מספקת.
תקציב זה דבר חשוב ומוכר. חברות פועלות על תקציבים שמציינים את ההוצאות וההכנסות הצפויות, וניהול המשאבים הפיזיים הוא חלק חשוב מתהליך התקצוב. ניהול משאבים מסייע לזהות אילו משאבים מגדילים את ערכם לאורך זמן, ואילו מורידים. אם הנטו הוא חיובי, חשוב להכניס לתקציב את הערך שנצבר.
הארגון צריך גם לתכנן תקציב עבור תחזוקה ותיקונים של ציוד ומכונות. עלויות כאלה, כשהן נשקלות כנגד ההכנסות המתקבלות משימוש בציוד, עשוית לסייע במדידת רמת היעילות.
יש מכונות, למשל, שמבזבזות יותר חומרי גלם אם הן ישנות יחסית. לכן, חברת אוטובוסים אולי תרצה לקנות אוטובוסים עם מנועים יעילים ולהחליף את האוטובוסים הישנים שצורכים המון דלק.
לעיתים קרובות ארגונים נפטרים ממשאבים פיזיים הרבה לפני שהם הופכים בלתי שמישים.אחרי תקופה מסוימת, מיכון וציוד מסוימים לא מתאימים עוד לארגון, גם אם הם לא הפכו בלתי שמישים לחלוטין. הסיבות לכך הן שהם מייצרים יותר פסולת רעילה מהמאושר על ידי הממשלה, או שהם מהווים סיכון בטיחותי לעובדים שמפעילים אותם, כי הסיכויים לתקלות גבוהים יותר.הציוד עשוי להיות פחות יעיל, אבל הוא עדיין שימושי, אז הוא יכול לעזור ברכישה של ציוד חדש. הדוגמה של האוטובוסים זוללי הדלק מתאימה גם כאן: אוטובוסים שמישים, שעדיין נוסעים, לא מתאימים יותר לחברות ישראליות, בגלל רצון להחליף את הצי לאוטובוסים חסכוניים יותר. הם יימכרו לחברות שכן מעוניינות להשתמש בהם, לדוגמה בהודו ובמזרח אירופה, וכמובן שהכסף מהמכירה שלהם עוזר ברכישה של צי חדש.
גם ההתקדמות הטכנולוגית והתחרות דורשות מארגונים להחליף את המשאבים שמתיישנים עם הזמן. לפעמים, מיכון יכול עדיין להיות במצב עבודה, אבל הארגון ייאלץ להחליף אותו במשהו יעיל יותר אם המתחרים כבר אימצו את הטכנולוגיה החדשה. מנהלים נדרשים לבצע ניתוח תדיר של המשאבים הקיימים והמגמות בענפים שונים, כדי להבטיח שארגון יישאר רלוונטי.
לפעמים, סילוק של נכסים פיזיים משומשים וגם של תוצרי הלוואי שלהם יכול להיות מקור של מזומנים; דיברנו כבר על האוטובוסים המשומשים. באופן דומה אבל שונה, מי שמגדל בקר יכול למכור את צואת הפרות כזבל אורגני לדישון.
מימוש כזה של פוטנציאל פסולת מועיל לחברה, אבל יש גם סוגים אחרים של סילוק פסולת, והם יכולים להוות עול. למשל, ניקוי מזהמים אחרי פרויקט כרייה, יכול לעלות יותר מהנכס עצמו.
ניהול משאבים פיזיים
מזעור פסולת והשפעה על הסביבה
ניהול משאבים פיזיים בדרך כלל מעניק לארגון את אותם יתרונות חיוניים שניהול משאבים כלליים אחרים מעניק. היתרונות האלו כוללים יתרון תחרותי, יעילות מוגברת וחיסכון או הפחתת פסולת.
חיסכון כלכלי הוא קל יותר עם משאבים פיזיים; כשהארגון מעוניין להיפטר מהם, סביר להניח שהוא יכניס כסף מהמכירה שלהם – את הכסף הזה אפשר להשקיע, או להשתמש בו כדי לרכוש נכס חדש. עם ניהול משאבים נכון אפשר להימנע מהרבה בזבוז של כסף.
דבר חשוב, שהולך ונהיה יותר ויותר חשוב עם הזמן, הוא איכות הסביבה. מנהלים צריכים להקפיד שלא לנסות לחתוך פינות כדי לחסוך בעלויות על חשבון הסביבה. לא רק שזה לא מוסרי, זו גם אסטרטגיה שהופכת מיושנת בעולם המודרני. יותר ויותר בעלי עניין מראים אכפתיות להתנהלות בת קיימא, שזה אומר התנהלות ששמה את שימור כדור הארץ בעדיפות עליונה. אנשים וארגונים כאלו עלולים להחרים ארגונים חסרי אחריות.
היום יש גם סיכוי נמוך יותר שהתנהלות לא אחראית כזו תישאר בסוד. המידע בימינו פתוח יותר, ויש טכנולוגיות לאיתור כשלים שהופכות משוכללות יותר.
בגלל שהיום קל יותר לראות את התמונה הגדולה הזו, המון ארגונים נמצאים בתנועה מתמדת לכיוון שימוש במשאבים ברי קיימא, זה מאוד חשוב להם. שינוי כזה כרוך בוויתור על רווחים נמוכים היום לטובת רווחים גבוהים יותר בטווח הארוך. בחברות ציבוריות שנסחרות בבורסה, וויתור כזה לא נעשה בקלות, כי בכל רבעון מופעל עליהן לחץ להציג רווחים לבעלי המניות. גם עובדים, שמונעים על ידי מטרות לטווח קצר, לא ששים לקבל שינויים כאלו; אבל חשוב להקפיד על זה, כדי שלא ייעשה נזק לטווח ארוך לארגון ולמוניטין שלו .
בטיחות
בפריסה של משאבים פיזיים, ארגונים צריכים גם לשמור על מרווח בטיחות גדול. הניסיון והחוכמה ההנדסיים דוגלים בשימוש בגיבויים.
במילים פשוטות, זה אומר שאם ארגון צריך לבנות גשר שאמור לאפשר ל-10 משאיות לעבור עליו בו זמנית, למעשה צריך לבנות גשר שמאפשר ל-15 משאיות לעבור, כדי לשמור על מרווח בטיחות ליום שבו טעות אנוש תביא לזה ש-5 משאיות נוספות ינסו לעבור.
תמיד יהיה פיתוי להקטין את מרווח הבטיחות, כי המשמעות של מרווח לעוד 5 משאיות הוא הגדלת עלויות של 50%. יחד עם זאת, העלות של כישלון טכנולוגי עבור הארגון יכולה להיות גבוהה הרבה יותר; כישלון טכנולוגי עלול להוביל לאובדן חיי אדם או לנזק אקולוגי שערורייתי שיפגע מאוד במוניטין של הארגון.
מערכות תיוק
מערכת תיוק היא עוד מרכיב חיוני של ניהול המשאבים, וכך גם מערכת בקרת מלאי. ההצלחה של ארגון מסתמכת הרבה על מגמות העבר שלו, במיוחד בכל מה שקשור לתחזיות לעתיד. תיוק נכון מסייע לארגון לשמור ולבדוק את כל הפרטים שחיוניים לצמיחה שלו.
הרבה ארגונים מודרניים משתמשים במאגרי מידע אלקטרוניים כמערכות התיוק שלהם. מאגרי נתונים כאלו מאפשרים להקל על הזנת נתונים ומניפולציה של נתונים.
דבר חשוב הוא שמנהלים צריכים להקפיד לשמור על הסודות של הארגון; כל מערכת שנותנת לארגון יתרון תחרותי צריכה להיות מנוהלת היטב.
בקרת מלאי מאפשרת לארגון למנוע מחסור או עודפים. הפסקות במלאי עלולות לגרום לארגון לאבד עסקים למתחרים, ועודפים עשויים להגדיל את עלות האחסון של המלאי. הדבר החשוב הוא למצוא את האיזון, ככה שהחברה מחזיקה רק את כמות המלאי שהיא צריכה וחידושי מלאי נעשים בתזמון נכון.
גניבת מלאי היא עוד בעיה שמנהלים צריכים לפעול כדי לשלוט בה, במיוחד בארגונים שבהם יש הרבה אנשים רבים שמטפלים במלאי. כל גניבה של מלאי היא הפסד לארגון, גם אם היא בהיקף קטן. לצורך העניין, גם מפעל יצרני, שמייצר בכמויות ענקיות, שכל עובד בו גונב פריט אחד בחודש – יפסיד מיליונים בטווח הארוך.
ישנן תוכנות לבקרת מלאי, או שהארגון יכול לפתח תוכנה במיוחד לצרכים שלו. מערכת רכש תסייע גם לעקוב אחרי רכישות, ואפשר וכדאי להשתמש בה בשילוב עם מערכת בקרת מלאי, לצורך ניהול תזרימי מלאי.
ניהול רשומות מדויק מסייע למנהלים לעקוב אחרי התקדמות העסק. בלעדיו אי אפשר לדעת אם מאמצי ניהול המשאבים עזרו לשפר את מצב הארגון, או אם נעשה שימוש טוב בחסכונות. הרשומות גם מראות אילו סקטורים צריכים להשתפר כדי שהארגון יוכל לתפקד טוב יותר, וההנהלה חייבת להבטיח ניהול רשומות כאלה.
עד כאן על ניהול משאבים, נושא מאוד חשוב, שבעסקים מסוימים צריך את הדגש הכי גדול באופן יומיומי. אם משהו היה מורכב מדי או ארוך מדי, אתם מוזמנים לחזור אחורה ולעבור עליו שוב. נתראה בשיעור הבא!
