ברוכים הבאים לשיעור הראשון בקורס משאבי אנוש – ניהול משאבים, שיעור א

בכל תחילת שיעור נעבור ביחד על מטרות השיעור. אז בואו נתחיל:

בסוף השיעור הזה תוכלו:

* להבין את עיקרון פארטו וליישם אותו בניהול משאבים.
* להסביר מדוע ניהול משאבים נדירים חשוב יותר מאשר ניהול משאבים הנמצאים בשפע.
* למנות סוגים שונים של משאבים שמנהל צריך לשלוט בהם.
* לספק דוגמאות שמסבירות איך החשיבות היחסית של משאבים שונים משתנה עם הזמן.
* להסביר מדוע ניהול המשאבים יעיל מועיל גם לכלכלה ולקהילה כולה.

ניהול משאבים

ניהול המשאבים מוגדר כטיפול יעיל במשאבים הזמינים לשימוש בארגון, והקצאה מתאימה שלהם למקומות בהם הם נדרשים ביותר.

הדיסציפלינה של ניהול משאבים מתעסקת בשיפור הפעילות בארגון על ידי התמקדות במה שחשוב ביותר. התוצאות הן יותר סחורה, איכות גבוהה יותר, פחות פסולת או זמן ייצור קצר יותר.

ניהול משאבים מתבצע בסוגים רבים ושונים של משאבים. הם כוללים בין היתר משאבים של טכנולוגיית מידע, ציוד, מלאי, הון אנושי והון השקעות. כל משאב שיש בארגון, לא משנה מה הצורה שלו ומה הצרכים שלו – כדאי מאוד שננהל אותו נכון, נסתכל על התוצאות של הפעילות שלנו, ותמיד ננסה לשפר.

ניהול משאבים הוא דרך טובה עבור הארגון כדי להשיג יתרון תחרותי בשוק. ארגונים שמתחרים באותה סביבה ומתמודדים עם אותם האתגרים, צריכים לבדוק איך הם יכולים לטפל בחוסר יעילות כדי לא להישאר מאחור. ניהול יעיל של משאבים היא דרך כמעט בטוחה להשגת יתרון על פני המתחרים.

התמקדות במשאבים מרכזיים

עקרון פארטו יכול לשמש לסיווג משאבים כמשאבים קריטיים. העקרון הזה נקרא גם כלל ה-80:20, כי הוא משער שכ-80% מהתוצר נובע רק מ-20% מכלל התשומות.

מבחינת ניהול משאבים, תשומות מסוימות הן חזקות יותר מאחרות, ולעתים קרובות כ-80% מרווחי החברה נובעים רק מ-20% מהתהליכים או המשאבים החיוניים ביותר.

הניהול של עשרים האחוזים הקריטיים האלו צריך להיות בעדיפות גבוהה עבור הארגון. ניהול של משאבים פחות קריטיים, שמונים האחוזים האחרים של התשומות שאחראים רק לעשרים אחוזים מהתפוקה, הוא בעדיפות נמוכה בהרבה.

התפקידים הקריטיים של המשאבים השונים בהצלחת הארגון משתנה גם מתעשייה לתעשייה. השלב הראשון בניהול משאבים הוא לזהות אילו משאבים הם קריטיים להצלחת הארגון, ולאחר מכן להעריך את יכולת הליבה של הארגון לנהל אותם.

לדוגמה, בעסקי שירות משאבי אנוש הם חיוניים ביותר, ואדם שמקים עסק לייעוץ וניהול צריך לדעת איך לנהל אנשים היטב. באופן דומה, כשמדובר במפעל ייצור – ארבע עד חמש מכונות של טכנולוגיה חדשנית מתקדמת יכולות לתת יתרון תחרותי מספיק כדי להוביל את השוק, גם אם למפעל יש הרבה בעיות אחרות.

סיווג של משאבים כנדירים או כנפוצים הוא שונה בכלכלות שונות. כוח אדם הוא משאב שקיים בשפע בערים הגדולות של סין והודו, אבל הוא נדיר באזורים מרוחקים כמו למשל צפון קנדה או אלסקה.

חשיבות משתנה

החשיבות של משאבים שונים משתנה עם הזמן. לדוגמה, ידע היה משאב הרבה יותר יקר לפני עידן המידע שאנחנו מצאים בו היום. פעם, אנשי מקצוע היו עושים מאמץ קיצוני כדי לצבור מידע, ולומדים סדרות שלמות של ספרים, מאמרים וכתבים.

דברים משתנים. היום, אגירת מידע שהוא זמין לציבור כנראה לא תיתן לאדם יתרון גדול. יועצי ניהול או מומחי השקעות יהיו טובים יותר מאחרים דווקא אם ידעו לנתח איזה חלק מהמידע הפומבי הוא יקר ערך, ואיזה לא. יותר ויותר מידע הופך זמין בחינם באינטרנט, והוא כבר לא נדיר ולא מהווה מקור ליתרון תחרותי.

החשיבות של גיוס, שמירה ופיתוח עובדים הפך חשוב יותר ויותר לארגונים המודרניים. ניהול משאבי אנוש נמצא בחזית כלכלת הידע. מוצרי מידע כמו סרטים, תוכנות, דוחות מחקר, פטנטים, מאגרי נתונים וספרים אלקטרוניים נוצרים על ידי משתפי פעולה יצירתיים. האנשים האלה הם המכונות שמרכיבות מוצרי מידע, בדיוק כמו שציוד ומיכון פיזי מייצרים מוצרים פיזיים בתעשייה.

גם ניהול המשאבים השתנה לחלוטין, כי היום, מערכות מידע עוקבות אחרי מלאי, ציוד, כוח אדם ומשאבים אחרים. מנהלים יכולים וצריכים להשתמש בתוכנה לניהול משאבים כדי להקל על התהליך, אבל מנהל טוב צריך להיות אנליטי ובעל כישורי קבלת החלטות טובים.

תשואות גבוהות יותר

חוץ מלתת יתרון יחסי לחברות, ניהול משאבים יכול להגדיל באופן משמעותי את התשואה על ההשקעה. כשהארגון יודע אילו משאבים יניבו את ההשפעה הרבה ביותר, הוא יכול לכוון את המימון והתמיכה למשאבים המניבים והרחק מאלה שפחות יעילים.

ולא רק הגדלת תשואות – הפחתת עלויות היא יתרון נוסף שיש לארגונים שמנהלים את המשאבים שלהם באופן יעיל. העלויות מופחתות גם בגלל טיפול במשאבים לא יעילים או לא נחוצים, וגם בגלל שהארגון מפתח אמצעים לרכוש משאבים חשובים במחיר הזול ביותר שניתן.

מנהלי משאבים צריכים לעבוד, למשל, כדי לזהות איפה ניתן לרכוש חומרי גלם ומשאבים אחרים במחיר הנמוך ביותר. אולי לא יהיה אפשר להפעיל את הייצור או העסק מבלי להזרים משאבים, במיוחד בכל הנוגע לעלויות קבועות, אבל מנהל משאבים שיימצא אמצעים לקיצוץ בעלויות, עשוי לסייע לארגון לשמור משאבים מסוימים לשימוש עתידי.

ועוד דבר שהוא לא פחות חשוב זה מימון – ארגונים יכולים לקבל מימון בעלויות נמוכות יותר אם הם מוכיחים שהמשאבים שלהם מנוהלים וינוהלו כראוי לתת תשואות גבוהות.

ניהול משאבים בכל רמה

ניהול משאבים הוא לא רק החלטות ניהוליות בדרגים הגבוהים. ניהול משאבים יכול לבוא גם מתוך העובדים, אם התרבות המתאימה הוקמה בארגון. דוגמה מוכרת היא תעשיית הרכב. לחברות הרכב היפניות יש יתרון תחרותי על היריבות האמריקאיות שלהן במשך עשורים רבים, פשוט כי האמריקאים לא הצליחו לאמץ את הפילוסופיות היעילות של ניהול הפסולת של היפנים.

חברות יפניות הגדירו את ניהול המשאבים כצמצום פסולת, מה שאומר שהם במשך שנים חתרו להפחתת הפסולת בכל שלב בתהליך של יצור רכב. חלק מהדרך שלהן לעשות את זה היא לעודד השתתפות של העובדים, שמתבקשים לתרום לארגון רעיונות בנושא.

ניהול משאבים הוא חשוב גם מבחינה החברה והסביבה.

בהרבה ארגונים, התמקדות בניהול משאבים מובילה לשימוש אחראי יותר במשאבים ברמה החברתית. באופן כללי, אפשר לומר שהארגונים האלה מפנים את המשאבים שלהם לשימושים המניבים ביותר לכלכלה כולה. בכל כלכלה יש משאבים נדירים ונדירים פחות, וחשוב להבחין מה נדרש איפה. התנהלות כלכלית זהירה וחכמה כרוכה בצריכה של כמה שיותר משאבים הנמצאים בשפע, תוך שימור של המשאבים הנדירים.

ניהול משאבים חברתי מביא גם לתשואות גבוהות יותר מהשקעה נמוכה יותר. המשק נהנה מהעניין, מכיוון שכספים ומשאבים אחרים שלא מתבזבזים בעצם מושקעים בתחומים אחרים.

יעילות רבה יותר שנובעת מניהול משאבים נכון מביאה למוצרים באיכות טובה יותר, מחירים מוזלים, שיפור ברמת החיים וזמינות מוגברת של מוצרי צריכה. ומכיוון שאיכות החיים היא חלק חשוב בצמיחה כלכלית ופיתוח של קהילה, כך גם ניהול המשאבים!