מהו ניטור פעילות משתמשים?
ניטור פעילות משתמשים (UAM) הוא תהליך של ניטור ומעקב אחר התנהגות המשתמשים במכשירים, ברשתות ובמשאבי IT של החברה. עם העלייה בגישה פתוחה לאינטרנט ותרבות עבודה יותר רפויה, יתכן שחברי הצוות ינצלו לרעה את המשאבים של הארגון.
אולי יש לך שאלות ספציפיות לגבי הארגון שלך. מי העובד היעיל ביותר שלך? איזה סוג תוכנה נעשה בה שימוש בעיקר בארגון שלך? באיזו שעה ביום הצוות שלך הכי פרודוקטיבי?
ניטור פעילות משתמשים עונה על כל השאלות הנ"ל על ידי מתן תצוגה של איך מתבצעות פעילויות העובדים בארגון שלך.
באמצעות יישום תוכנת UAM, ארגונים יכולים להיות יותר יעילים במעקב אחר פעילויות המחשב של העובדים כדי להבטיח שהמשאבים מנוצלים כראוי, ולמנוע כל פעילות חשודה שעלולה להוביל לאובדן פרודוקטיביות ולסכן את הארגון שלך.
במדריך מקיף זה, נסביר כל מה שאתה צריך לדעת על ניטור פעילות משתמשים כדי לעזור לך לקבוע אם זה יועיל לארגון שלך, ואם כן, כיצד להתחיל.
בחר היכן להתחיל:
- איך עובד ניטור פעילות משתמשים?
- כלי ניטור פעילות משתמשים
- יתרונות ניטור פעילות משתמשים
- יתרונות ניטור פעילות משתמשים לעובדים
- חסרונות ניטור פעילות משתמשים
- שיקולים משפטיים בעת יישום יישומי מעקב
- שיטות עבודה מומלצות לניטור פעילות משתמשים
- איך לזהות אילו כלים לניטור פעילות משתמשים מתאימים לך?
- ניטור פעילות משתמשים עם ActivTrak
איך עובד ניטור פעילות משתמשים?
תוכנת ניטור פעילות משתמשים תופסת את הפעילות של יישומים ותוכניות במחשב המנוטר של העובדים. פעילויות המשתמשים המוצגות על המסך נשמרות ביומן, הנגיש למנהלים כדי להעריך אנליטיקות כוח אדם.
על ידי הגבלת הגישה למנהלים או למשתמשים מורשים אחרים, זה מבטיח שהנתונים של החברה יישארו מאובטחים והעובדים מבצעים את המשימות שהוקצו להם ביעילות. כלי ניטור פעילות משתמשים כוללים תכונות כמו:
ניטור פעילות בזמן אמת
ניטור פעילות בזמן אמת מאפשר לך לעקוב אחר פעילויות העובדים המתרחשות בזמן אמת, כך שתוכל לצפות ולנתח נתונים על מה שקורה עכשיו. פתרונות לניטור פעילות מחשבים מאפשרים לך להבין כיצד העובדים משתמשים במחשבים הניידים או הנייחים שלהם, אך רבים מהפתרונות גם מתרחבים לניטור נייד על טלפונים וטאבלטים במקרה שיש לך עובדים שמחליפים לעיתים קרובות בין מכשירים.
דוחות פעילות משתמשים
ייתכן שתמצא שיש הרבה נתוני פעילות משתמשים לארגן ולנתח, ולכן כמה ספקי פתרונות כמו ActivTrak מארגנים את כל המידע הזה בדו"ח פעילות משתמשים קל לקריאה.
חסימת אתרים מזיקים
עם תכונה זו, אתה יכול למנוע גישה לאתרים שאינם פרודוקטיביים או מסיחים את דעתם של העובדים. בדרך כלל, חברות מעדיפות לחסום אתרי מדיה חברתית, פורטלים למשחקים מקוונים, אתרי בידור ואתרי סטרימינג כמו נטפליקס. עם זאת, אתה יכול להתאים את זה בהתאם לצרכים של הצוות או הארגון שלך.
מעקב פרודוקטיביות
תכונה זו מסייעת לעקוב אחר רמת הביצועים של כל עובד ביחס לפרודוקטיביות. עם מעקב פרודוקטיביות, אתה יכול לעזור לעובדים שלך להשתפר בתחומים שבהם הם מרגישים קושי, מה שמוביל ל פחות שחיקה, מעורבות גבוהה יותר, ושיפור כללי של הארגון.
אזעקות מבוססות פעילות
כל פעם שיתממש תנאי מוגדר מראש כאשר מתבצעת כל פעילות, אזעקה מופעלת. אזעקות אלו מודיעות על פעילות לא רצויה מיד.
כלי ניטור פעילות משתמשים
ישנם סוגים רבים של כלי ניטור פעילות משתמשים בשוק. כלים אלו משתמשים בתכונות שונות למטרות שונות, כגון מעקב אחר פעילות של מספר משתמשים, מול חקירת פעילות של משתמש אחד. תוכנות לניטור פעילות עובדים עשויות גם להשתנות בהתאם למכשירים שהם יכולים לנטר. חלק מהפתרונות יכולים לנטר פעילויות מחשב בלבד, בעוד שכלים מקיפים יותר עשויים לאפשר ניטור של מספר סוגי מכשירים כולל טלפונים וטאבלטים. בהתאם לצרכים שלך, ייתכן שתמצא פתרון פחות יקר שעונה על כל הדרישות שלך, או שייתכן שתמצא צורך להשקיע בכלי עם תכונות נוספות.
חלק מתוכנות ניטור פעילות עובדים פשוט אוספות נתונים על ידי ניטור המסך של המשתמש ברקע. פתרונות מתקדמים יותר כמו ActivTrak מאפשרים לך להגדיר תנאי אזעקה לפעולות מסוימות, כמו הורדת תוכנה לא מורשית על מחשב העבודה. אם עובד מנסה להוריד אחת, האזעקה תופעל ואתה תודע מיד על הפעילות.
כל הפעילויות, בהתאם לתוכנה שלך — יכולות לשמור את פעילות העובד המנוטר בפורמט כלשהו. הצורות הנפוצות ביותר הן צילומי מסך או סרטונים.
בואו נבדוק כמה יתרונות של כלי ניטור פעילות משתמשים בפירוט.
יתרונות ניטור פעילות משתמשים
חוסך זמן ומשאבים
על פי Zippia, עובדים בארה"ב מבלים בממוצע 2.9 שעות ביום עבודה בפעילויות שאינן עבודה.
מוערך כי אובדן פרודוקטיביות עולה לעסקים אמריקאיים 650 מיליארד דולר בשנה, כך שחשוב לוודא שהעובדים נשארים פרודוקטיביים ויש להם זרימות עבודה יעילות.
שימוש בתוכנת ניטור פעילות משתמשים עוזר לך לעקוב אחר פעילויות העובדים ולהישאר על גבי ניצול המשאבים, מה שחוסך סכום עצום של כסף לארגון.
זרימת עבודה פרודוקטיבית
כאשר המשימות הנכונות מוקצות לאנשים הנכונים, זה מוביל ל עלייה בפרודוקטיביות של הארגון. חיוני להבין את החוזקות והחולשות של העובד כדי להקצות להם משימות שמתאימות לפוטנציאל שלהם.
בעזרת ניטור עובדים, המעסיק יכול ללמוד מי טוב יותר במשימות מסוימות. לדוגמה, אם שני חברי צוות מוקצים לאותה עבודה, המנהל יכול לעקוב אחר פעילות העובדים כדי להסיק מי מהם יש לו זרימת עבודה טובה יותר.
אבטחה טובה יותר
על פי Tech Jury, יותר מ-34% מהעסקים ברחבי העולם נפגעים מאיומים פנימיים מדי שנה. עוד יותר מדאיג, הוא שבשנתיים האחרונות, מספר המקרים עלה ב-44% ו-66% מהארגונים רואים באיומים פנימיים או בהפרות מקריות סבירות יותר מאיומים חיצוניים.
בהינתן גישה לרשת ולכמות כה רבה של נתונים רגישים – אישיים וארגוניים, ישנן חובות עצומות כמו גילוי מידע חסוי, שכפול לא מורשה של קבצים ועוד. לכן, ניטור פעילות משתמשים הופך להיות הכרחי.
תכונות האזעקות וחסימת האתרים של מערכת ניטור משתמשים יעזרו ליידע אותך ואחרים על כל פעילות לא רצויה.
אזעקות הן תנאים מוגדרים מראש שמופעלים כאשר כל פעילות עומדת בקריטריונים שהגדרת. אזעקות יכולות להפעיל הודעות דוא"ל, צילומי מסך או התראות וידאו למנהל.
אם תמצא שעובד ניגש לנתונים מוגבלים או לאתר מזיק, יש לך את האפשרות לחסום את האתר כך שלא יהיה נגיש כלל.
יתרונות ניטור פעילות משתמשים לעובדים
תוהים איך כלי ניטור פעילות משתמשים יכולים להיות מועילים לעובדים? הנה היתרונות העיקריים שאתה יכול להעביר להם:
עובדים מקבלים הכרה טובה יותר שכן מצוינותם בעבודתם אינה נשארת בלתי נראית
לפעמים, עובדים שעושים מעל ומעבר עשויים לגלות שהמאמצים שלהם אינם מוכרים, מה שיכול להיות מתסכל. עם ניטור פעילות, מנהלים יכולים לזהות עובדים שיש להם הרגלי עבודה מצוינים או שמבצעים מאמצים גבוהים — גם אם זה לא תמיד מניב תוצאות. על ידי כך, אתה יכול לעודד את העובדים על עבודתם ולחזק הרגלי עבודה טובים.
ניטור פעילות משתמשים מציע שקיפות
על פי מחקר של Salesforce.com, 86% מהמנהלים מאשימים כישלונות במקום העבודה בחוסר שיתוף פעולה ובתקשורת לקויה. זה חכם שיהיה סביבה עבודה שקופה עם תקשורת פתוחה בין העובדים למנהלים.
תקשורת פתוחה יוצרת אמון, ואמון זה מוביל לתקשורת כנה. זה יוצר סביבה עבודה הרמונית אשר בתורה מספקת סביבה ארגונית מצוינת.
עוזר לזהות את הפוטנציאל האמיתי של העובד שיכול להוביל לתמריצים משתלמים
עובדים יכולים לתמוך במקרה שלהם בהעלאת שכר שנתית עם נתונים אמיתיים, והם מקבלים משוב מועיל מהמנהלים שיכול לעזור להם לשפר את הביצועים כדי להשיג בונוסים מבוססי ביצועים.
חסרונות ניטור פעילות משתמשים
החסרונות הנפוצים ביותר של ניטור פעילות משתמשים הם רמות גבוהות של מתח עבור העובדים, חוסר אמון ופגיעה בפרטיות.
מתח וחוסר אמון
בעיות המתח, חוסר האמון ופגיעות בפרטיות תלויות זו בזו. ניטור פעילות יכול לגרום לעובד להרגיש כאילו הוא תמיד תחת פיקוח מתמיד, מה שעשוי להוביל אותו להרגיש במתח.
ניטור כל פעילות המחשב של העובד גורם להם להרגיש שהפרטיות שלהם מופרת. לחברה יש זכויות לנטר את הרשת ואת המכשירים בתנאי שזה רכוש החברה.
כדי להימנע ממצב זה, יש ליידע את העובד להבין את מדיניות העבודה של הארגון ואת העובדה שהם לא צריכים לדאוג לשמור על בדיקה מנטלית בכל שלב של המשימה שלהם.
חוסר הבחנה בין זמן מקצועי לזמן אישי
לפעמים ניטור העובדים הופך להיות יותר על שליטה מאשר על שיפור או אופטימיזציה של סביבת העבודה.
במצבים כאלה, המעסיק עוקב אחר פעילויות גם כאשר העובד לא בעבודה. נאסף כמות רבה של נתונים תחת אמצעי המעקב.
כל המידע האישי שנאסף שאינו רלוונטי לעבודה מוביל להפרת פרטיות.
המעסיק חייב לעשות שימוש אתי בטכנולוגיית ניטור העובדים. הגבלת המעקב לשעות העבודה היא דרך טובה להימנע מבעיה זו.
שיקולים משפטיים בעת יישום יישומי מעקב
זה חוקי עבור המעסיק לנטר את הפעילות בכל מכשיר או רשת המסופקים על ידי הארגון. על פי Privacy Rights Clearinghouse, "אלא אם כן מדיניות החברה קובעת אחרת, המעסיק שלך יכול לנטר את רוב פעילות העבודה שלך."
לארגונים יש את הזכות לנטר את פעילויות העובדים כולל דוא"ל, יישומים ושימוש באתרים. כל דבר מקוון או לא מקוון במחשב יכול להיות מנוטר. צורות נוספות של ניטור כוללות גם מעקב וידאו, מעקב GPS והקלטת אודיו במתחם העבודה.
מעט מעסיקים מקבלים את ההחלטה הנכונה על ידי יידוע העובדים על המעקב, אך עשייה זו היא צעד חשוב לבניית שקיפות ואמון.
הגישה הטובה ביותר היא לעבור על החוקים הפדרליים של מדינתך ולבקש ייעוץ משפטי לפני שאתה מחליט ליישם כל תוכנת מעקב על מחשבי העובדים שלך.
שיטות עבודה מומלצות לניטור פעילות משתמשים
מעקב אחרי ההמלצות למטה יכול לעזור לך לייצג את הכוונות שלך לצוות שלך באור חיובי כאשר אתה מיישם תוכנת ניטור פעילות משתמשים.
היה שקוף עם העובדים שלך
הצוות שלך צריך להיות מודע למערכת המעקב על תחנות העבודה שלהם. זו פרקטיקה טובה לכלול את ההכרה בשימוש בתוכנת ניטור עובדים בחוזה העבודה.
שוחח עם העובדים שלך והבטח להם שהמטרה של המעקב מוגבלת לשיפור הארגון ושהנתונים הפרטיים שלהם מאובטחים.
בנה מדיניות שימוש באינטרנט מותאמת אישית לארגון שלך
המהלך הטוב ביותר יהיה לארגן פגישה מיוחדת עבור העובדים שלך. הבטח לעובדים שהמעקב הוא להגנה ורווחת החברה וגם של העובדים.
איך לזהות אילו כלים לניטור פעילות משתמשים מתאימים לך
ישנם שלושה קריטריונים עיקריים לשקול בעת בחירת תוכנת ניטור עובדים:
החל את המטרות שאתה רוצה להשיג עבור העסק שלך
ערוך רשימה של מטרות עבור העסק שלך ואז חשב כיצד תוכנה מסוימת יכולה לעזור לך להשיג אותן. כמה אפשרויות יכולות להיות:
- להגן טוב יותר על נתוני החברה
- לשפר את היעילות בארגון
- הגנה משפטית עבור החברה ועובדים
- לייעל הוצאות
- שימור עובדים
מגבלות ונוחות השימוש
עליך לבדוק איזו מהירות, אחסון ונתונים התוכנה מציעה.
לכל החברות יש דרישות וציפיות שונות מהתוכנה. בדוק אם התוכנה יכולה לספק פיתוח מותאם אישית עבור החברה שלך.
ככל שמספר היישומים גדל, המורכבות גדלה. שימוש בתוכנה לניטור המאפשרת אינטגרציות מרובות יכול לעזור להפחית את המורכבות ולגרום לזרימת עבודה חלקה ויעילה.
כפי שהוזכר קודם, ארגון עובר שינויים מרובים. עדכון נתונים דרך כל היישומים הוא משימה מעיקה. יישומים משולבים מקלים על העדכון ומייעלים את הזמן.
לכן, בחירת תוכנת ניטור פעילות משתמשים המציעה אינטגרציות בלתי מוגבלות של יישומים יכולה להקל על החיים.
העלות והזמן
יש כל כך הרבה אפשרויות תוכנת ניטור פעילות משתמשים בשוק שקל לרכוש תוכנה שנראית מועילה אך אינה עונה על הצרכים הספציפיים שלך.
בדיקת נקודת המחיר של הרישיונות המוצעים היא חיונית.
חברות תמיד משתנות. עובדים חדשים מתווספים ומוסרים מהארגון כל הזמן. לכן חשוב להימנע מבעיות ולבחור תוכנה שבה ניתן להוסיף חברים חדשים לצוות במהירות.
חשוב גם לדעת את דרישות התוכנה. תוכנות שונות דורשות דרישות תמיכה שונות במערכת.
חלקן גם דורשות שרתים פיזיים כדי לאחסן את כל הנתונים באתר. בחירה באחסון כל הנתונים באתר עשויה לגרום לעלויות נוספות. באותו הזמן, תוכנה מבוססת ענן אינה דורשת דבר נוסף.
לפעמים תוכנת ניטור פעילות משתמשים שאתה משתמש בה עשויה להיות מסובכת לשימוש ולהוציא מידע ממנה או שיש לה תהליך התקנה מורכב. לכן, חיוני לדעת אם אתה צריך להשקיע בצוות כדי להשתמש ולתחזק את התוכנה. אפשרות נוספת היא להתקין תוכנה כזו שאתה יכול להפעיל ביעילות בעצמך.
ניטור פעילות עובדים הוא חלק בסיסי בהגנה על נתונים עבור ארגונים כיום. האפשרות הטובה ביותר לארגון תהיה לשלב את ניטור פעילות המשתמשים וגילוי הנתונים שעוזרים לאבטח את הארגון ולכפות בקרות מבוססות מדיניות.
ניטור פעילות משתמשים עם ActivTrak
עקוב בקלות אחר פעילויות המשתמשים ונתח אותן. מספר דוחות וכלים עובדים יחד כדי לחבר את הנקודות בין מחשבים למשתמשים שלהם.
הנה כמה סיבות מדוע ActivTrak היא פתרון אידיאלי לניטור פעילות משתמשים:
- סקור את השימוש במשאבים, עמידה במדיניות, פעילויות חשודות ורמות פרודוקטיביות.
- הגדר התראות כאשר מתרחשת פעילות לא רצויה, תעד את הפעילות ותגיב לה מבלי להרים אצבע.
- קטלג יישומים ואתרים לפי פונקציה עסקית או מחלקה כדי לדווח על כמה זמן מושקע בפעילויות ספציפיות.
- השווה הרגלי עבודה של צוותים מרוחקים וצוותים במשרד כדי לזהות הבדלים בפרודוקטיביות ובזמן המושקע בפעילויות שונות.
אם אתה מעוניין ליישם פתרון ניטור פעילות משתמשים כדי לעקוב אחר פעילויות העובדים בצוות שלך, בקש הדגמה מהצוות שלנו כדי ללמוד על התוכנה שלנו.
