מהו ניהול כוח עבודה?
ניהול כוח עבודה (WFM) הוא מערכת תהליכים שמטרתה לחזות ולהקצות משאבים, לעקוב אחר ביצועים ולוודא עמידה בחוקים.
גיוס, קליטה, תזמון עובדים, תכנון כוח עבודה ופרודוקטיביות עובדים הם כמה מהמאפיינים של ניהול כוח עבודה.
בעידן הנוכחי, ישנן כל כך הרבה הסחות דעת במקום העבודה, ולא רק במשרד עצמו. עם עליית הטלקום, ניהול כוח עבודה נייד וניהול כוח עבודה מרוחק הם כעת חלק מהותי מאסטרטגיית ניהול כוח העבודה הכוללת.
חברות תמיד מחפשות דרכים חדשות להגדיל את הפרודוקטיביות מבלי להתפשר על איכות העבודה. האם ניתן לעשות זאת עם ההצלחה האידאלית?
עם תוכנית ניהול כוח עבודה מתוכננת ומבוצעת היטב, כן. חברות משתמשות במערכות ניהול כוח עבודה לכל דבר החל מתזמון עובדים ועד לגיוס ושכר. למעשה, כלים שמרכיבים מערכות ניהול כוח עבודה נועדו לעזור למנהלים ליצור סביבת עבודה אידיאלית לכל אחד, מה שמוביל לחברה מצליחה יותר.
לבחור מאיפה להתחיל:
- למה ניהול כוח עבודה חשוב?
- מטרות ותפקודים מרכזיים של ניהול כוח עבודה
- יתרונות של ניהול כוח עבודה
- מהם כלים לניהול כוח עבודה?
- יתרונות של כלי ניהול כוח עבודה
- כלים לניהול כוח עבודה עבור עובדים מרוחקים
- מה לחפש בפתרון לניהול כוח עבודה
למה ניהול כוח עבודה חשוב?
ניהול כוח עבודה הוא מהותי לעסקים מכיוון שכוח העבודה הוא הנכס היקר ביותר של החברה. ללא מערכת ניהול כוח עבודה חזקה, חברה נוטה פחות להגיע לפוטנציאל המלא שלה.
מעבידים שחסרים להם כלים ותובנות לניהול כוח עבודה עלולים לחוות:
- עלויות תפעול מוגברות
- פרודוקטיביות נמוכה
- מעורבות מועטה של עובדים
- שיעור עזיבת עובדים גבוה
- הפרות נתונים
מטרות ותפקודים מרכזיים של ניהול כוח עבודה
למעבידים יש עדיפויות שונות, אך רוב העסקים, ללא קשר לגודלם או לתחום עיסוקם, משתפים בדרך כלל רצון להיות יותר יעילים ופרודוקטיביים מהמתחרים שלהם. ב-ActivTrak, אנו מעודדים עסקים להבין את כוח העבודה שלהם כדי לאזן את העומסים, לתמוך בהרגלי עבודה בריאים ולשפר את הפרודוקטיביות הכוללת.
התפקודים המרכזיים של ניהול כוח עבודה הם לשפר את הדברים הבאים:
תזמון
בעוד שיצירת לו"ז בצורה ידנית יכולה להיות גוזלת זמן רב, פתרונות ניהול כוח עבודה מספקים נתונים שמידעם טוב יותר את תהליך התזמון. זה מאפשר לתזמן בהתאם לצרכים של כל עובד, כולל זמינות, הפסקות וחגים. זה גם עוזר לעובדים לייעל את הלו"ז שלהם ולזהות הזדמנויות לשיפור עצמי על ידי מתן נראות להרגלי העבודה האישיים שלהם.
חיזוי
שפר את תחזיות הלו"ז ורמות הפרודוקטיביות ליום מסוים. חיזוי עוזר לך לנבא את עומס העבודה של החברה שלך כדי לוודא שיש לך מספיק עובדים להתמודד עם כמות העבודה הדרושה.
איזון עומסי עבודה
זהה עובדים שמנוצלים יתר על המידה או חסרים עבודה כדי לעזור לאזן עומסי עבודה ולהעריך היכן שעות העבודה חורגות או גבוהות באופן קבוע. ניתן גם לזהות סימנים של סיכון לשריפה כדי להבטיח שהארגון תומך בהרגלי עבודה בריאים.
תקצוב
מערכות ניהול כוח עבודה עוזרות בחיזוי תקציבי ויכולות להצביע על אזורים שבהם ייתכן שצריך להעביר משאבים של החברה.
היעדרות/חופשה
מערכות ניהול כוח עבודה יכולות לשמש לניהול ומעקב אחרי חופשות, כך שעובדי HR יכולים להתמקד באספקת צרכים אישיים בצורה טובה יותר.
שעון זמן
הכנסת ויציאת זמן יכולה להיות קושי, ולומר את האמת: מערכת עטים ונייר פשוט לא מספיקה עוד. מערכות ניהול כוח עבודה עוקבות אחר נוכחות ועבודת הזמן של העובדים שלך כדי שתוכל לחסוך בדיווחים לא עקביים.
שכר
מעבידים יכולים להיות להם מקום מרכזי שבו נשמרים מידע על עבודת העובדים. זה עוזר לשמור על מידע סודי, כמו פרטי הפקדת בנק ישירה ומדיניות ביטוח, בסוד.
ציות
מעקב אחרי ציות הוא אחד התחומים המורכבים והיקרים ביותר של ניהול כוח עבודה. אי ציות לחוקי תעסוקה מקומיים, מדינתיים ופדרליים יכול להוביל לקנסות ותביעות עובדים. ניהול כוח עבודה עוזר לנווט ולעקוב אחרי נושאים של ציות רגולטורי שהמעבידים מתמודדים איתם על בסיס יומי.
ניהול ביצועי עובדים
המטרה הסופית היא לעודד את אלו שמבצעים היטב להמשיך בעבודה הקשה ולמוטיוציה את אלו שיש להם פוטנציאל אך זקוקים לעזרה קלה.
יתרונות של ניהול כוח עבודה
כאשר מערכת ניהול כוח עבודה מיושמת בצורה נכונה, סביבת העבודה האידיאלית נעשית יותר ויותר בהישג יד. הרעיון שלך של סביבת עבודה אידיאלית הוא ייחודי, אך רובם יסכימו כי היתרונות הבאים מאוד נחשקים:
- עלייה בפרודוקטיביות: כדי להבין יותר, ראשית עליך למדוד. תכונות מעקב פעילויות מודדות את רמות הפרודוקטיביות של כל אדם. ניתן לנתח את הנתונים הללו, והמנהלים והעובדים יכולים לשתף פעולה בדרך טובה יותר לעשות עבודה.
- ירידה בשיעורי שגיאות: השכר והHR מרוויחים דרך אוטומציה של ניהול כוח עבודה כאשר שיעורי השגיאות מופחתים, זרימות העבודה מותאמות והוצאות מיותרות מבוטלות. אוטומציה של ניהול כוח עבודה עוזרת גם לפתח תהליכים ממוקדים, נתיבי ביקורת וקווי תקשורת ברורים להפחתת שיעורי השגיאות שנוצרות על ידי אי הבנות ועבודות ידניות.
- מקסום ביצועי העובדים: ניהול כוח עבודה מסייע לספק למעבידים תובנות על מעורבות העובדים, נוכחות ופרודוקטיביות, מה שמאפשר להם להתאים הכשרה, הדרכה ותהליכים לביצועי מקסימום של העובדים.
- אופטימיזציה של עלויות העבודה: ניהול כוח עבודה מגביר את הגמישות התפעולית כך שכאשר לוחות הזמנים של הייצור והדרישות של השוק משתנים, חברות יכולות להקצות בקלות אנשים עם הכישורים הנכונים בזמן הנכון כדי למקסם את הביצועים. עם ניהול כוח עבודה, אתה יכול לזהות טוב יותר היכן נדרש תמיכה ולמדוד התקדמות בצורה אובייקטיבית.
- הפחתת סיכוני אי ציות: חוקי העבודה המקומיים, המדינתיים והפדרליים מנוהלים יותר בקלות בעזרת זרימות עבודה אוטומטיות שעוקבות אחר זכאות העובדים ויתרת החופשה. רגולציות חדשות בתחום הפרטיות כגון GDPR ו-CCPA רק מחזקות את המקרה לניהול תאימות. רישום ניהול כוח עבודה הוא שימושי כאשר החברה שלך נבדקת על ידי סוכנות ממשלתית.
מהם כלים לניהול כוח עבודה?
כלי ניהול כוח עבודה הם פתרונות תוכנה שעוזרים למעסיקים להשיג את יעדי כוח העבודה שלהם. היתרונות של תוכנת ניהול כוח עבודה רבים, כמו גם סוגי החברות שמשתמשים בהם. מחדרי אוכל ועד לשירותים פיננסיים, חברות ביטוח, בתי חולים, ותאגידים גדולים – כל מיני חברות מבינות שינויים חיוביים בתחומים שונים של העסקים שלהם בזכות הפעלת תוכנת WFM.
יתרונות של כלי ניהול כוח עבודה
כלי ניהול כוח עבודה מציעים מגוון תכונות שמאפשרות לארגון שלך לייעל את מאמצי ניהול כוח העבודה. עם ערכת טכנולוגיה מגובשת, אפשר לשפר את היעילות, לעשות יותר עם נתוני כוח העבודה ולספק חווית עובד חיובית.
הנה כמה יתרונות ספציפיים:
ניתוח תהליכי העסק
מעסיקים יכולים לעקוב אחרי אילו יישומי מחשב נמצאים בשימוש ואילו לא. נתונים אלה יכולים לשמש כדי לקבוע אילו תוכניות ניתן לבטל מבלי להפריע לעבודה של העובד. תשלום עבור פחות מנויים לתוכניות מחשב יכול לחסוך לחברה כסף בטווח הארוך. בנוסף, ייתכן שכלים מסוימים עשויים להיות או להפוך ליעילים פחות. הבנת שימוש בטכנולוגיה עשויה להבהיר את חוסר היעילות הללו ולשפר את קבלת ההחלטות.
אבטחה
הפרות נתונים יכולות לפגוע במוניטין של הארגון, שלא להזכיר שהן יכולות להיות יקרות. סטטיסטיקות SecurityIntelligence מציעים כי העלות של הפרת נתונים הולכת וגוברת, ומגיעה קרוב ל-4 מיליון דולר בעלות כוללת ממוצעת. תוכנת ניהול כוח עבודה יכולה לעקוב אחר התנהגויות העובדים, ונתונים אלה יכולים להיות שימושיים לקביעת מתי, היכן וכיצד התרחשה הפרת נתונים.
הגדלת פרודוקטיביות העובדים
תוכנת WFM יכולה לעזור להנהלה להבין טוב יותר את פרודוקטיביות העובדים ולשפר את הדרכים להגדלתה. פתרונות אלו מספקים למנהלים תובנות וניתוחים בזמן אמת לייעול תהליכי קבלת ההחלטות שמגדילים פרודוקטיביות ויעילות, מחזקים את המכירות וההכנסות, ומשמרים את שביעות רצון העובדים ושמירתם בארגון. לפי ה-Wall Street Journal, Ship Sticks, עסק שנועד לשלוח קלאבים לגולף בצורה מאובטחת ואמינה, הגיע לעלייה של 25% ברמות הפרודוקטיביות הבסיסיות אחרי הפעלת תוכנת ניהול כוח עבודה.
כלי ניהול כוח עבודה עבור עובדים מרוחקים
כוח עבודה מרוחק הוא קבוצה של עובדים שעובדת ממיקום אחר ממשרד מרכזי. עובדים מרוחקים יכולים גם להוות כוח עבודה חצוף או מפוזר. בעוד כוחות עבודה מרוחקים ומפוזרים נשמעים מעט דומים, כוח עבודה חצוף מורכב בדרך כלל מקבלני משנה, פרילנסרים, או עובדים המתגוררים בחו"ל. העבודה מכל מקום יוצרת הזדמנויות נהדרות, אך היא גם מציגה אתגרים ייחודיים. כקונספט יחסית חדש, ארגונים רבים שמגדירים לעצמם כוח עבודה מרוחק יתמודדו עם אתגרים ייחודיים וחדשים.
האתגרים המרכזיים של ניהול כוח עבודה מרוחק כוללים:
- שיתוף פעולה מרחוק
- ניהול משאבים מרוחק
- מעקב פרודוקטיביות אפקטיבי
אתגרים חדשים דורשים פתרונות חדשים. מנהיגים צריכים למצוא דרכים להתמודד עם האתגרים הללו. כאשר עובדים אינם רואים, זה נפוץ שמנהלים חוששים לכך כיצד מנוצל הזמן. על ידי שימוש בתוכנה לניהול כוח עבודה מבוססת ענן, מנהלים יכולים לעזור בניהול ביצועים, לעקוב אחר פרודוקטיביות ולשמור על אחריות ללא קשר למיקומו של העובד. עבור חברות שמעסיקות עובדים מרוחקים, מדיניות עבודה מרחוק היא חשובה מאוד. בצורה מפתיעה, Upwork’s דו"ח עתיד העבודה לשנת 2018 גילה ש-57% מהחברות שיש להן איזשהו סוג של כוח עבודה מפוזר חסרות מדיניות עבודה מרוחק.
יתרונות נוספים של שימוש בכלי ניהול כוח עבודה מרוחק הם היכולת להגדיר מדיניות עבודה מרוחקת, למדוד את האפקטיביות שלהם ולבצע את השינויים הדרושים לשיפור מתמשך של כוח העבודה המרוחק שלך. חלקנו כמה טיפים ליישום מדיניות עבור כוח עבודה מרוחק או חצוף, כולל חשיבות ההתאמה והתחשבות בהפרשי הזמן כאשר מתזמנים פגישות. עובדים מרוחקים נוטים להישאר זמן רב יותר. לפחות, זו המסקנה שאליה הגיע מנכ"ל Hubstaff. עובדים שעובדים מרחוק נהנים מהרבה יתרונות, אך מחקר שבוצע על ידי Buffer.com מצא ש 43% מהעובדים המפוזרים אמרו שהיתרון הגדול ביותר של עבודה מרחוק הוא לוח זמנים גמיש. כדי להמשיך ולתמוך בגמישות, מנהלים זקוקים לביטחון שהעבודה מתבצעת, גם אם לא בשעות שבין תשע לחמש. מכיוון שתוכנת ניהול כוח עבודה מרוחק מתעדת נתוני פעילות, מנהלים יכולים להיות להם תמונה טובה יותר על האופן שבו עובדים מרוחקים או חצופים מבצעים עבודה. כמו שנראה לעיל, ניטור עבודה מרחוק כולל הרבה יתרונות.
כדי למנוע בעיות אפשריות כמו סוגיות פרטיות, אנו תמיד מציעים לחברות להיות שקופות לגבי השימוש בתוכנות ניטור. לתקשר את סוג הנתונים, הסיבה לאיסוף הנתונים, והיתרונות המועילים הן לעובדים, למנהלים ולבתי העסק כוללים. הכרה עבור עבודה קשה, מדידה הוגנת של ביצועים, והיכולת למדוד עומסי עבודה ולחלק אותם באופן אחיד כדי למנוע שריפה הן רק חלק מ יתרונות הניטור של עובדים מרוחקים.
מה לחפש בפתרון לניהול כוח עבודה
קלות השימוש היא בהחלט משהו שיש לשקול בבחירת כלי לניהול כוח עבודה. חשוב לוודא שהכלי שברצונך ליישם הוא פשוט להבנה. אם הוא יהיה קשה מדי, סביר להניח שהוא לא יהיה חלק מהשגרה היומית שלך ולא יספק את היתרונות המתוכננים. דברים נוספים שיש לשקול בבחירת פתרון לניהול כוח עבודה כוללים:
- אבטחה ברמת התאגיד
- דיווח משולב
- נוכחות וזמן/גיליונות זמן
- ניהול היעדרות עובדים
- אינטגרציות מערכת
- חיזוי ביקוש
חשוב לזכור שאין כלי לניהול כוח עבודה שיכול לשקם את החברה שלך ביום אחד, אך ככל שתשתמש בו יותר, כך תקבל ממנו יותר בטווח הארוך.
ActivTrak היא חברת תוכנה לפרודוקטיביות וניתוח כוח עבודה שעוזרת לארגונים להבין איך ומה אנשים עושים בעבודה. פלטפורמת ניטור פעילות משתמשים מבוססת ענן שלה מספקת נתונים ותובנות בהקשר שמאפשרים לעסקים ברמת השוק הבינונית להיות יותר פרודוקטיביים, מאובטחים וצייתנים.
ניהול כוח עבודה הוא לא רק על טכנולוגיה, אלא גם על אנשים. חשוב להבין את הצרכים של העובדים ולוודא שהם מרגישים מוערכים ומסופקים בעבודתם. כאשר עובדים מרגישים שהם חלק מהארגון, הם נוטים להיות יותר מעורבים ומחויבים.
האתגרים בניהול כוח עבודה
ניהול כוח עבודה מציב אתגרים רבים, במיוחד בעידן המודרני שבו עובדים רבים עובדים מרחוק. אחד האתגרים הגדולים הוא לשמור על תקשורת פתוחה ויעילה בין העובדים. כאשר עובדים נמצאים במקומות שונים, זה יכול להיות קשה להבטיח שכולם יהיו מעודכנים וידעו מה קורה בארגון.
אתגר נוסף הוא ניהול ביצועים. כאשר עובדים עובדים מרחוק, קשה יותר לעקוב אחר הביצועים שלהם ולוודא שהם עומדים ביעדים שנקבעו. יש צורך בכלים מתקדמים שיכולים לעזור למנהלים לעקוב אחר הביצועים ולספק משוב בזמן אמת.
פתרונות לניהול אתגרים
כדי להתמודד עם האתגרים הללו, חברות יכולות להשתמש בכלים טכנולוגיים מתקדמים, כמו תוכנות לניהול פרויקטים, מערכות לניהול משימות וכלים לניהול תקשורת. כלים אלו יכולים לעזור לשפר את התקשורת בין העובדים, לייעל את תהליכי העבודה ולספק תמונה ברורה של הביצועים.
בנוסף, חשוב לקיים פגישות קבועות עם הצוותים כדי לדון בהתקדמות, אתגרים והצלחות. פגישות אלו יכולות להיות פיזיות או וירטואליות, והן מספקות הזדמנות לשמוע את הקולות של כל העובדים ולוודא שכולם מרגישים חלק מהתהליך.
סיכום
ניהול כוח עבודה הוא תהליך מורכב שדורש הבנה מעמיקה של הצרכים של הארגון ושל העובדים. בעידן המודרני, עם עליית העבודה מרחוק, יש צורך בכלים ובאסטרטגיות מתקדמות כדי להבטיח שהארגון יוכל לתפקד בצורה אופטימלית. על ידי השקעה בניהול כוח עבודה, חברות יכולות לשפר את הפרודוקטיביות, להקטין את שיעורי העזיבה וליצור סביבת עבודה חיובית ומועילה.
