כרטיס "מעביר" וכרטיס "קולט"

הרישום החשבונאי המתלווה לפעולת הריכוז

דוגמאות:

1. העברת יתרות מהכרטיסים: עצים, דבק, ומסמרים, לכרטיס: חומרי גלם.

   כרטיס חומרי גלם
   פרטים		חובה	זכות	יתרה
   פרטי העיסקה	ח-ן נגדי
   העברת יתרה	עצים	1,000		ח 1,000
   העברת יתרה	דבק	400		ח 1,400
   העברת יתרה	מסמרים	100		ח 1,500

2. העברת יתרות מהכרטיסים: (מכירת) כסאות, (מכירת) שולחנות, (מכירת) ארונות, לכרטיס: מכירות.

   כרטיס מכירות
   פרטים		חובה	זכות	יתרה
   פרטי העיסקה	ח-ן נגדי
   העברת יתרה	כסאות		600	600
   העברת יתרה	שולחנות		1,000	1,600
   העברת יתרה	ארונות		3,000	4,600

הרישום בכרטיסים

נעקוב אחרי שני הכרטיסים: עצים וחומרי גלם (בדוגמא 1 לעיל).

הכרטיס עצים נמצא ביתרת חובה (1,000 ₪) שמשמעותה שהכרטיס קיבל סחורה, והוא כביכול אמור להחזירה (או שווה כסף שלה). פעולת העברת היתרה היא בחזקת העברת שווי הסחורה מכרטיס עצים לכרטיס חומרי גלם והוא זה שאמור (כביכול) פעם להחזיר את הסחורה או לשלם עבורה. 

ולסיכום: כרטיס עצים נותן סחורה ומזוכה, וכרטיס חומרי גלם מקבל (כביכול) סחורה ומחויב.

נעקוב אחרי שני הכרטיסים: מכירת שולחנות, ו-מכירות (בדוגמא 2 לעיל).

הכרטיס (מכירת) שולחנות נמצא ביתרת זכות (1,000 ₪) שמשמעותה, שהכרטיס נתן סחורה, והוא כביכול אמור לקבלה חזרה (או שווה כסף שלה).

פעולת העברת היתרה היא בחזקת קבלת שווי הסחורה מכרטיס מכירות והוא זה שאמור (כביכול) לקבל פעם את הסחורה או לקבל שווה ערך שלה. ולסיכום: כרטיס מכירת שולחנות מקבל שווי סחורה ומחויב וכרטיס מכירות נותן שווי סחורה ומזוכה.

התאמות

חשוב לציין כי כל הפעילות של הנהלת החשבונות מלווה בבדיקות פיסיות שכוללות: התאמות בנקים, ספירות מלאי, ובדיקות מדגמיות של סעיפים אחרים. בדיקות אלה נעשות אחת לתקופה והן נקראות בשם: התאמות. 

לדוגמה: אם לפי הנהלת החשבונות, בקופת הבנק צריכים להיות 1,000 ₪, בודקים שאכן יש בקופה 1,000 ₪, אם לפי הרישום בהנהלת החשבונות יש מלאי בשווי 5,000 ₪, בודקים שאכן יש במחסן מלאי בשווי 5,000 ₪, וכך הלאה.