שמתם לב שבימים מסוימים בחודשים מסוימים פרודוקטיביות הצוות שלכם יורדת וזה, בתמורה, משפיע באופן שלילי על המשימות שהם מבצעים. זה הזמן שבו תוכנת ניטור עובדים נכנסת לתמונה. אתם יכולים לשבת ולנתח את התנהגות הצוות שלכם כדי לגלות מה משפיע על יעילותם – לבדוק אילו אפליקציות הם משתמשים בהן (אולי זה בגלל התוכנה הלא נכונה), מתי הפרודוקטיביות שלהם מגיעה לשפל? (אולי הם עייפים מעומס עבודה).
ActivTrak – תוכנה לניטור פעילות עובדים – האם זה יכול לעזור לעסק שלך?
ActivTrak הוא תוכנה מתאימה ליחידים ולקבוצות. לא משנה באיזו תעשייה אתם עובדים, כל עוד אתם צריכים נתונים כדי לשפר את התוצאות שלכם ולוודא שהתהליכים הנכונים מתרחשים בארגון שלכם, הפתרון הזה יתאים לצרכים שלכם. אבל חשוב לזכור שזה לא רק על נתונים. זה על הבנה איך העבודה מתבצעת, מהם התנהגויות שלך ושל הצוות שלך, ואיך נראים התהליכים. התוכנה מאפשרת לך לראות את התמונה הגדולה של מה שקורה בארגון, לנטר את ביצועי העובדים ולעקוב ולמדוד את הפרודוקטיביות.
איך זה פועל?
מתקינים על מחשב תוכנה קטנה שנקראת Agent. ה-Agent של ActivTrak פועל לחלוטין ברקע. לאחר התקנתו על המחשב של העובד, הוא מתחיל לאסוף נתונים על הפעילות של משתמש המחשב ומציג לכם אותם בלוח המחוונים, עם כל מיני קטגוריות שונות למדידת יעילות העובד.
אפשר לראות מידע למשתמשים שונים ולתקופות זמן שונות (ימים, שבועות, חודשים, שנים), והכל במקום אחד.
התוכנה מציגה באמת הכל שקורה על המחשב במהלך העבודה. אם אתם רוצים לראות עוד פרטים, אפשר לגשת לסרגל הצד השמאלי עם עוד אפשרויות. יש שם 10 אייקונים בצד שמאל, אנחנו נדבר על העיקריים.
לוח מחוונים לניטור עובדים במקום אחד
זהו התצוגה הראשית שתראו לאחר הכניסה לחשבונכם.
זוהי דרך מהירה להציץ בכל הנתונים החשובים ביותר.
אבל עכשיו, לצפייה בדוחות מפורטים יותר, תוכלו לבחור חלקים אחרים בסרגל הצד.
פעילות בזמן אמת לניטור עובדים
החלק הזה פשוט מציג את כל הפעילויות שמתרחשות בזמן אמת. אפשר לבחור משתמש ולראות מה הוא עושה ברגע זה, וגם להסתכל על כל מה שעשה קודם לכן. זהו יומן פעילות עם מידע כמו סוג הפעילות (פרודוקטיבית או לא פרודוקטיבית), צילומי מסך, נתונים, זמן, מחשב, משתמש, משך הפעילות, אפליקציה, וכותרת/תיאור. מידע די מפורט על פעילות העובדים, נכון?
דוחות לניתוח הפעילות של העובדים שלך והתנהגות הצוות
כאן אפשר לראות את כל הנתונים על הפעילויות ליומים, שבועות, חודשים, שנים או זמן מותאם אישית, ומשתמשים. בדומה לחלק ‘זמן אמת', הוא מציג את סוג הפעילות (פרודוקטיבית או לא פרודוקטיבית), צילומי מסך, נתונים, זמן, מחשב, משתמש, משך הפעילות, אפליקציה, אתר. בנוסף, אפשר לייצא דוחות לקובץ CSV או לשמור אותם ב-Google Drive. זה מועיל במיוחד אם צריך לשתף את הנתונים האלה עם בעלי עניין, לקוחות, חברי צוות או אנשים שאין להם גישה לתוכנה.אבל יש עוד תכונה חשובה – התרעה. אפשר ליצור התרעה שתופעל כשרשומות חדשות ביומן הפעילות יתאימו לתנאים שהגדרתם בהגדרות ההתרעה. אם אתם חושדים במישהו בארגון שלכם שעובד נגד החוק ואתם יודעים שהוא מאיים על העסק שלכם, זו דרך נהדרת לתפוס אותו ‘על חם'! יש גם דוח סיכון, יומן התרעות וכל שצריך לניטור עובדים יעיל.
צילומי מסך למשתמשים תובעניים יותר
צילומי מסך ב-ActivTrak הם למעשה דוחות בצורה חזותית. הם כוללים את כל המידע על הפעילויות שלך או של העובדים. זה מאפשר לך לראות במדויק מה עשית, מתי וכמה זמן. זה שימושי בשיפור הפרודוקטיביות. צפייה ביתר מדי צילומי מסך של פייסבוק בזמן העבודה שלך בוודאי תמריץ אותך לעבוד טוב יותר. אתה יכול גם להגדיר התרעות צילום מסך לפי הצורך.
חסימה לשמירה על בטחון ופרודוקטיביות
‘חסימה' היא פשוטה, היא מאפשרת לך לחסום אתרים מסוימים כך שאתה או חברי הצוות שלך לא יוכלו לגשת אליהם.
התרעות לתזמון הודעות
בחלק זה, אתה יכול להגדיר התרעות. אם תוסיף אתר להתרעה, ActivTrak יודיע לך על הפעילות, כך שתוכל לנטר חבר צוות שמבקר באתר. אתה יכול גם לקבל הודעה כל פעם שמישהו מכניס USB (אבל עליך להתאים את ההגדרות כדי לקבל את סוג זה של התרעה).
הגדרות להתאמה אישית
כמו בכל אפליקציות אחרות, גם ב-ActivTrak אפשר להתאים אישית העדפות בקשר לפרטים בדוחות. יש מספר דברים שאפשר לעשות:
- בחירת אתרים שנחשבים לא פרודוקטיביים (כמו פייסבוק)
- הקצאת קטגוריות
- הגדרת פעילויות כפרודוקטיביות או לא פרודוקטיביות
- ניהול קבוצות – הוספת קבוצות וחברים חדשים
- שימוש בכינויים לחברי הצוות לדיווח נוח
- בחירה למי לא לעקוב אחרי הפעילויות
- יצירה והתאמה של לוחות זמנים – שעות בהן יתבצע ניטור פעילויות הצוות
- בחירת אזור זמן
האם שווה ליישם את ActivTrak בעסק שלך או בעבודה היומית שלך?
אני באופן אישי חושב ש-ActivTrak הוא תוכנה מעולה. אחרי רק שעה של שימוש באפליקציה, קיבלתי נתונים מפורטים על הפעילות שלי. זה נותן לי תמונה ברורה של כל מה שאני עושה.
אני יכול להשתמש בזה כדי לנתח כמעט כל דבר שקורה במהלך עבודתי ולמצוא את מקור הבעיות בעבודה. אני יכול אפילו להגיע לפרטים כמו מה היה מזג האוויר ביום הפחות פרודוקטיבי שלי ולהבין שהייתה לי כאב ראש גדול באותו יום בגלל שינויים בלחץ האטמוספרי, ופשוט לא הייתי מסוגל לעבוד ביעילות! (כן, זה מה שאתה יכול לגלות!).
אם משתמשים בה בצורה חכמה, התוכנה יכולה לעזור לשפר את העבודה לא רק של ארגונים שלמים אלא גם של יחידים. גם אם אתם משתמשים בה יחד עם כלים אחרים, אתם יכולים להפוך לגיבורי פרודוקטיביות.
כדאי גם לציין ש-ActivTrak שומר על כל הנתונים באופן בטוח ומבטיח הגנה מפני פשעי סייבר שהעסק שלכם יכול להיות חשוף להם, אם אתם עובדים עם נתונים רגישים או ביותר סודיים.
יתרונות:
קל לשימוש, אינטואיטיבי
מועיל באופטימיזציה של מחקר עסקי
עוזר להבין איך העבודה מתבצעת – אנליטיקה של התנהגות הצוות
חסרונות:
ActivTrak עשוי שלא להתאים לארגונים ללא מדיניות פרטיות מוגדרת במדויק, מכיוון שזה עשוי שלא להתאים למודל העסקי שלהם.
