הרישום מתבסס על המסמכים שאותם תייקנו במגירות.
אנו פותחים כרטסת שכל כרטיס בה "מייצג" מגירה כלשהי כולל המגירות הוירטואליות (כל הכרטיסים הם אמיתיים, כולל הכרטיסים שמייצגים מגירות וירטואליות). כל כרטיס מקבל את השם של המגירה שאותה הוא מייצג.
הכרטיסים והרישום בהם – דוגמאות:
- כרטיס הוצאות חשמל
בכל פעם שנקבל חשבון מחברת החשמל, נרשום את פרטי החשבון במסגרת שורה אחת בכרטיס. הפרטים הם: תאריך, תקופת החשבון, וסה"כ לתשלום. במשך שנה נמלא 6 שורות בכרטיס (מאחר שחשבון החשמל מגיע אחת לחודשיים, ובסך-הכל 6 פעמים בשנה).
תאריך פרטים סכום 1.3.2000 הוצאות חשמל לינואר-פברואר 2000 1,000 ₪ 1.5.2000 הוצאות חשמל למרץ – אפריל 2000 1,500 ₪ 1.7.2000 הוצאות חשמל למאי-יוני 2000 1,200 ₪ 1.9.2000 הוצאות חשמל ליולי-אוגוסט 2000 1,800 ₪ 1.11.2000 הוצאות חשמל לספטמבר–אוקטובר 2000 1,500 ₪ 1.1.2001 הוצאות חשמל לנובמבר-דצמבר 2000 1,000 ₪ - כרטיס קניית עצים
לכל חשבונית שנקבל מכל אחד מספקי העצים שלנו, תוקצה שורה בכרטיס שבה יירשמו פריטי החשבונית (תאריך, כמות העצים, סכום).
תאריך פרטי הקנייה סכום 1.1.2000 קנייה מעצי אפריקה – 50 ק"ג עץ פרוס 1,000 ₪ 1.6.2000 קנייה מעצי הגלילי – 100 ק"ג עץ מלא 2,000 ₪ 1.10.2000 קנייה מעצי אפריקה – 150 ק"ג עץ מלא 3,000 ₪ 1.12.2000 קנייה מעצי הגולן – 100 ק"ג עץ טבעי 2,000 ₪
למעשה, תהליך הרישום מתבצע באמצעות תוכנת מחשב – כאשר הכרטסת היא קובץ במחשב, שבו מופיעים הכרטיסים השונים, וכל פעולה נרשמת בכרטיס המתאים.
בשלב זה נדלג לתיאור "שיטת הרישום" שמהווה רקע חשוב להבנת הנושא, ובינתיים תתאפקו עוד קצת, עם כל השאלות שמתרוצצות לכם בראש.
שיטת הרישום
הקדמה
טכניקת הרישום היא למעשה מערכת טכנית שמופעלת על ידי מנהלי חשבונות. הכרתה ו/או הבנתה לעומק אינה נחוצה למי שאינו מתכוון להיות מנהל חשבונות בעצמו. לפיכך נסתפק בהסבר כללי קצר של השיטה. שיטת הרישום ידועה בשם: רישום כפול
שיטה זו מבוססת על העובדה שבכל פעולה עסקית מעורבים שני צדדים: צד שנותן וצד שמקבל, כשכל צד מיוצג באמצעות כרטיס בהנהלת חשבונות. חברה בע"מ חייבת לנהל רישום בשיטת הרישום הכפול.
דוגמאות:
- החברה קנתה עצים מחברת "עצי אפריקה"
כרטיסים
עצי אפריקה בע"מ => קניית עצים החברה קיבלה (עץ). חברת "עצי אפריקה" נתנה (עץ).
בדוגמא זו נבצע רישום ב-2 הכרטיסים: קניית עצים ו-עצי אפריקה.
הרישום בכרטיס "קניית עצים" ישקף שהחברה קיבלה עצים.
הרישום בכרטיס "עצי אפריקה" ישקף שחברת "עצי אפריקה" נתנה עצים.
- החברה מכרה שולחנות ל"רהיטי המרכז"
כרטיסים
מכירת שולחנות => רהיטי המרכז בע"מ "רהיטי המרכז" קיבלה (שולחנות). החברה נתנה (שולחנות).
שני הכרטיסים שיקחו חלק ברישום הם: מכירת שולחנות ו-רהיטי המרכז.
הרישום בכרטיס "מכירת שולחנות" ישקף נתינה של שולחנות.
הרישום בכרטיס "רהיטי המרכז" ישקף קבלה של שולחנות.
- החברה קיבלה חשבון מ"חברת חשמל"
כרטיסים
חברת חשמל => הוצאות חשמל הרישום בכרטיס "הוצאות חשמל" ישקף שהחברה קיבלה (חשמל). הרישום בכרטיס "חברת חשמל" ישקף שחברת חשמל נתנה (חשמל).
- החברה שילמה לחברת חשמל
כרטיסים
חשבון עו"ש של החברה => חברת חשמל שני הכרטיסים שייקחו חלק בפעולה הם: חשבון עו"ש (של החברה) ו-חברת חשמל.
הרישום בכרטיס "חשבון עו"ש" משקף נתינה (של מזומן).
הרישום בכרטיס "חברת חשמל" משקף קבלה (של מזומן).
"משחק" בין כרטיסיות
אם נחדד את פעולות ה"מקבל" וה"נותן", נגלה שלמעשה במסגרת הרישום הכפול בכל פעולה עסקית מתנהל "משחק" שבו תמיד הרישום בכרטיס אחד משקף "קבלה" ובמקביל הרישום בכרטיס שני משקף "נתינה". העניין יתבהר יותר כשנסביר כיצד נעשה הרישום.
בחלק מהכרטיסים שבהם נרשמת "קבלה" בסכום כספי כלשהו, לימים נרשמת בהם גם נתינה בשווי הסכום הכספי שקיבלו. ומנגד, בחלק מהכרטיסים שבהם נרשמת נתינה בסכום כספי כלשהו, לימים נרשמת בהם גם קבלה של אותו סכום.
לצורך ההסבר נַפִיחַ באפו של כל כרטיס נשמה ונהפוך אותו ל"אישיות", שמקבלת מצד אחד ונותנת מצד שני. בלשון מקצועית קוראים לאישיות הדמיונית הזו "אישיות משפטית".
תפקידו של מנהל החשבונות הוא לאתר בכל פעולה את הכרטיס שבו תירשם הקבלה ואת הכרטיס שבו תירשם הנתינה.