שימוש בתגובות מוכנות (Canned Responses) בצ'אט בוטים של Tidio

תשובות מוכנות הן דרך מצוינת להשיב ללקוחות שלך בצורה יותר יעילה. תוכל להכין הודעות קצרות, קישורים או אפילו מאמרים שלמים במסד הנתונים שלך ולהשתמש בהן בכל רגע במהלך השיחה.

תשובות מוכנות ותועלתן

ב-Tidio, אנו מבינים שתשובות מוכנות הן התשובות המוגדרות מראש לשאלות הנפוצות ביותר שיש ללקוחות המבקרים באתר שלך. השימוש בתשובות מוכנות מגיע עם כמה יתרונות עיקריים:

חיסכון בזמן

תשובות מוכנות מוגדרות מראש יכולות לשפר את היעילות שלך ולהפחית את הזמן שאתה משקיע בשיחות תוך כדי שאתה עונה על שאלות רבות מדי יום.

ביטחון

שפר את הביטחון של הצוות שלך בפתרון בעיות לקוחות נפוצות. עזור למבצעי השיחות שלך להיות מוכנים לשאלות של לקוחות עם תשובות מוכנות לשימוש.

שליטה

קול המותג שלך חשוב, כמו גם המסרים שמבצעי השיחות שלך שולחים בשמות העסק. תשובות מוכנות יכולות לעזור לך לקבוע את הטון של המסרים כדי להבטיח שביעות רצון של הלקוחות.

ניהול קל

תוכל לארגן את התשובות המוכנות שלך בעזרת תגים שיאפשרו לך ליצור קטגוריות נפרדות לניהול קל ולהגדלת יכולת החיפוש.

הוספת תשובות מוכנות

כדי להוסיף תשובה מוכנה חדשה, גש לקטגוריה הגדרות > תשובות מוכנות:

לחץ על הכפתור להוסיף תשובה מוכנה חדשה בפינה השמאלית העליונה כדי ליצור תשובה חדשה:

תראה חלון חדש שבו תוכל להקליד את התשובה המוכנה שלך ולהחליט אם אתה רוצה שהתשובה תישאר פרטית (רק עבורך) או גלויה לכל הסוכנים. 

התשובות הפרטיות שלך יוצגו בקטגוריה משלהן, גלויה רק לך:

תוכל גם להשתמש בתגים לארגון התשובות המוכנות לקטגוריות בהתאם לשאלות הלקוחות או כמו שמות לתשובות מוכנות ספציפיות כדי למצוא אותן במהירות במהלך השיחה.

תוכל לבחור תגים קיימים מה-list הנפתח לאחר שלחצת על שדה הוסף תגים או ליצור אחד חדש על ידי התחלת הקלדה של שם תג חדש.

תגים עוזרים לך למצוא בקלות את התשובה המוכנה הנכונה על ידי הקלדת התג עצמו במהלך שיחה:

… או על ידי גישה לרשימת התגובות מרשימת התגים:

יצירת תשובה מוכנה מהשיחה

תוכל גם ליצור תשובה מוכנה חדשה ישירות מאזור השיחה. כדי להוסיף תשובה מוכנה חדשה, החזק את העכבר מעל הודעה שכבר נשלחה ולחץ על האייקון של ברק בצד ימין.

תראה חלון חדש שבו תוכל לערוך את התשובה המוכנה, להוסיף תגים ולקבוע אם התשובה תהיה פרטית או גלויה לכל הסוכנים.

שליחת תשובה מוכנה

שיחה

כדי לשלוח תשובה מוכנה במהלך שיחה עם הלקוח שלך, לחץ על האייקון של תשובות מוכנות בצד שמאל התחתון של השיחה שלך:

… או הקלד "/" (סלש) בתיבת הטקסט בפאנל השיחה שלך).

עכשיו תוכל לבחור את התגובה מרשימת כל התגובות או לחפש את הקטגוריות בצד השמאלי כדי למצוא במהירות סגנון בעיה ותשובות מסודרות.

השתמש במקש Tab כדי לעבור בין סעיפי התשובות המוכנות לזרימות לנavigation קל.

כרטיס

תוכל גם להשתמש בתשובות מוכנות כאשר אתה כותב מיילים (מגיב לכרטיסים קיימים או יוצרים חדשים). בתוך מסך יצירת הכרטיס, תמצא את האייקון של תשובות מוכנות בתחתית:

יהיה זמין אותו אייקון כאשר תענה בתוך כרטיסים קיימים:

התחל זרימה

זרימה עשויה להיות מועילה כאן אם אתה צריך להכין הודעות ארוכות עם קישורים או תמונות.

אתה יכול להפעיל זרימה בזמן השיחה שלך על ידי פתיחת רשימת זרימות בתחתית, או על ידי הקלדת "/" (סלש) + Tab ובחירה של זרימה מהרשימה – השיטה היא אותה שיטה כמו עם תשובות מוכנות.

אם תרצה לדעת עוד, תוכל לראות את המאמר שלנו על זרימות בשיחות חי.

תשובות מוכנות ותועלתן

תשובות מוכנות הן לא רק כלי נוח, אלא גם אסטרטגיה שיכולה לשדרג את חוויית הלקוח שלך. כאשר לקוחות מקבלים תשובות מהירות ומדויקות, הם מרגישים מוערכים ומבינים שהעסק שלך מתייחס אליהם ברצינות.

שיפור חוויית הלקוח

שימוש בתשובות מוכנות יכול לשפר את חוויית הלקוח בכמה דרכים:

• מהירות תגובה: לקוחות מצפים לתשובות מהירות, ותשובות מוכנות מאפשרות לספק את המידע הנדרש במהירות.
• דיוק: תשובות מוכנות נכתבות מראש, מה שמפחית את הסיכון לטעויות בתשובות.
• שירות לקוחות עקבי: כל לקוח מקבל את אותה תשובה לשאלה דומה, מה שמבטיח אחידות בשירות.

שימוש בתשובות מוכנות בשיחות חי

כאשר אתה משתמש בתשובות מוכנות בשיחות חי, חשוב לשמור על גישה אישית. לקוחות מעריכים כאשר הם מרגישים שמדברים איתם ולא עם רובוט. לכן, כדאי לשלב תשובות מוכנות עם תגובות מותאמות אישית.

דוגמאות לשימוש בתשובות מוכנות

להלן כמה דוגמאות לשימוש בתשובות מוכנות:

1. תשובות לשאלות נפוצות: הכנת תשובות לשאלות כמו "מה שעות הפעילות שלכם?" או "איך אני יכול לשנות את הסיסמה שלי?".
2. תשובות למקרים מיוחדים: הכנת תשובות למקרים כמו "מה לעשות אם אני לא מרוצה מהמוצר?".
3. תשובות עם קישורים: הכנת תשובות שמכילות קישורים למאמרים או מדריכים באתר שלך.

סיכום

תשובות מוכנות הן כלי חיוני לשיפור השירות שלך. הן חוסכות זמן, משפרות את הביטחון של הצוות שלך ומסייעות בשמירה על קול המותג שלך. השקעה בהכנת תשובות מוכנות תשתלם בטווח הארוך.