Insightful מול Teramind: מדידת עבודה או אבטחת מידע

קחו לדוגמה סוכנות ביטוח בפתח תקווה עם 60 עובדים. חצי עובדים במשרד, חצי מהבית, ויש מוקד שירות קטן של שמונה נציגים (המספרים להמחשה בלבד). מנהלת התפעול פותחת שתי לשוניות, Insightful ו-Teramind. אחרי עשר דקות של רשימות תכונות היא חוזרת לשלוש שאלות: מה בעצם ההבדל, איזה מהם פותר את הבעיה שלה, והאם היא צריכה את שניהם.

בעמוד הזה אין עוד טבלת תכונות ארוכה. יש בו סדר עבודה אחר: קודם מנסחים את הבעיה, ורק אחר כך בוחרים כלי. שני הכלים נראים דומים במבט ראשון, כי שניהם מותקנים במחשב העובד ושניהם מראים מה קורה בו. אבל כל אחד מהם נבנה כדי לענות על שאלה אחרת.

שתי בעיות שונות: תפוקה מול סיכון-מידע

השאלה הראשונה היא “איך הצוות עובד?” כלומר מתי מתחילים, כמה זמן הולך על כל מערכת, איפה נוצר עומס, ומי עובד מהבית ומי מהמשרד. זו שאלה תפעולית. עונים עליה בשעות, באחוזי ניצולת ובדפוסים שחוזרים לאורך שבועות.

השאלה השנייה היא “האם מידע יוצא מהארגון בדרך שאסור לו?” למשל קובץ לקוחות שהועתק לדיסק נייד, טבלה שהודבקה באתר חיצוני, או עובד שעוזב עם רשימת אנשי הקשר. זו שאלה של סיכון. עונים עליה באירועים בודדים, לא בממוצעים.

Insightful נבנה סביב השאלה הראשונה. הוא מודד זמני עבודה, זמן לא-פעיל, שימוש באפליקציות ובאתרים, משמרות, פרויקטים וניצולת (היחס בין זמן העבודה בפועל לזמן הזמין). לפי המחקר שערכנו בתיעוד של Teramind, הוא נבנה סביב השאלה השנייה. בכלי יש מניעת דליפת מידע (DLP, מערכת שמזהה ועוצרת העברה של מידע רגיש החוצה), זיהוי טקסט שמופיע על המסך (OCR) ורישום הקלדות. יש בו גם מעקב אחרי העברת קבצים, העתק-הדבק וחיבורי USB, ואפשרויות חסימה וחקירה אחרי אירוע.

מה כל אחד חזק בו, ומה מוסיף התוסף Workspace Security

החוזק של Insightful הוא בתמונה התפעולית: דפי שעות, עמידה במשמרות, עומס בין עובדים, ואיתור הכלים שאוכלים את היום. החוזק של Teramind הוא בעומק: הוא רואה מה הוקלד, מה הועתק ולאן נשלח קובץ.

בין שני הקטבים יש שכבת ביניים שמנהלים רבים לא מכירים. ב-Insightful אפשר להוסיף את תוסף Workspace Security, שכולל Insider Threat Detection (זיהוי סיכון מבפנים) ו-Activity Logs (יומני פעילות). חלק ממנו הוא Security Alerts, התראות בזמן אמת בשלושה סוגים:

• Detected App התראה כשעובד מפעיל אפליקציה מסוימת. אפשר להגדיר גם אפליקציה שעוד לא הופעלה בארגון, ולקבל התראה בפעם הראשונה שהיא מזוהה.
• Detected Site התראה על כניסה לאתר שמפר את המדיניות שלכם, למשל אתר שיתוף קבצים פרטי.
• Detected Keyword התראה על מילה שמופיעה בכתובת האתר או בשם האפליקציה. אפשר להגדיר עד 1,000 מילים בהתראה אחת, ומילה צריכה להיות באורך של שני תווים לפחות.

חשוב להבין את הגבול: התיעוד של Insightful מציין במפורש שזיהוי מילות המפתח אינו כולל רישום הקלדות. במילים פשוטות, Insightful עם התוסף יודע להתריע שמישהו נכנס לאתר בעייתי. הוא לא יודע מה הודבק באתר הזה. ההבדל הזה הוא לב ההחלטה.

בדיקה לפני כלי שני: התראת Detected Site

אם כבר יש לכם Insightful והחשש שלכם מוגבל לאתרים ולאפליקציות מסוימים, כדאי לבדוק את השכבה הזאת לפני שקונים כלי נוסף. לפי התיעוד, התוסף זמין גם בתקופת הניסיון.

• מפעילים את התוסף במסך Settings → Subscriptions לוחצים Subscribe על הכרטיס של Workspace Security. תוספים נרכשים רק בחשבון עם מנוי פעיל לאחת התוכניות הבסיסיות.
• פותחים התראה בתפריט הצד בוחרים Alerts ולוחצים New Alert.
• בוחרים סוג תחת Security Alerts בוחרים Detected Site ונותנים להתראה שם שמסביר את מטרתה.
• מגדירים תנאי בוחרים equals להתאמה מדויקת או contains להתאמה חלקית. את הכתובת כותבים במבנה מלא, למשל www.youtube.com. המילה youtube לבדה לא מספיקה.
• מחליטים על צילום האפשרות Take Screenshot תצלם את המסך כשההתראה מופעלת. השאירו אותה כבויה, אלא אם יש לכם צורך מוגדר ומנומק.
• קובעים היקף ומשלוח בוחרים צוותים ועובדים, ימים ונמענים, ואת אופן המשלוח: התראה בתוך המערכת, במייל או בשניהם.

שימו לב לנקודה אחת: מנהלי צוותים לא רואים התראות כברירת מחדל בארגון חדש. רק Admin יכול להפעיל להם את האפשרות. על חלוקת ההרשאות אפשר לקרוא בעמוד הרשאות ב-Insightful.

מחיר וגמישות: כמה עולה כל שכבה למושב

התוכנית הבסיסית של Insightful, Workforce Analytics, עולה 8 דולר למושב לחודש בחיוב שנתי. Workspace Security מוסיף 4 דולר למושב לחודש. לגבי Teramind, השוואה שפרסמה Insightful מציינת נקודת פתיחה של 14 דולר ומינימום של חמישה מושבים. זה נתון שמתחרה פרסם, ולכן כדאי לאמת אותו מול Teramind עצמה.

המחיר אינו ההבדל היחיד. גם הגמישות שונה. אפשר להוסיף את התוסף של Insightful בכל שלב. אם מסירים אותו, הגישה נשמרת עד סוף מחזור החיוב, אבל אין זיכוי על הימים שנותרו. כלומר אפשר לבדוק את השכבה האבטחתית על צוות קיים בלי להחליף מערכת. המחירים מוצגים בדולר כהערכה ללקוחות אמריקאיים, ועסק ישראלי צריך לבקש ממחלקת המכירות מטבע ומחיר מפורשים. החישוב המלא מופיע בעמוד מחיר Insightful.

פרטיות העובדים: כל שכבת אבטחה מעמיקה את האיסוף

המסגרת שלנו לאורך כל הסדרה היא נתוני-עבודה ושקיפות מול הצוות, לא מעקב סמוי. ככל שעוברים מדפי שעות להתראות, ומהתראות לרישום הקלדות ולקריאת טקסט מהמסך, האיסוף נעשה עמוק יותר. ויחד איתו גדלה גם הפגיעה האפשרית בפרטיות. בישראל העקרונות שנקבעו בפסיקה הם תכלית לגיטימית, שקיפות, מידתיות וצמצום הפגיעה. העובדה שהמחשב שייך לחברה לא מבטלת את פרטיות העובד.

סעיף כן: מתי זה לא הכלי הנכון

השאלה השלישית: מתי באמת צריך את שניהם

רוב העסקים בגודל של 10 עד 200 עובדים יגלו שיש להם בעיה עיקרית אחת. שני כלים נדרשים רק כששלושה תנאים מתקיימים יחד:

• יש לכם בעיה תפעולית מוכחת, כמו עומס, משמרות או חיוב לקוחות, ובמקביל סיכון מידע ממשי, כמו מאגר לקוחות רגיש או קניין רוחני.
• שכבת ההתראות של Workspace Security לא מספיקה, כי החשש הוא ממה שמועתק ונשלח ולא רק מאילו אתרים פותחים.
• יש אדם בארגון שיטפל בהתראות האבטחה, ונעשתה בדיקה משפטית לשילוב.

אם אחד התנאים חסר, כנראה עדיף להתחיל בכלי אחד ולהוסיף שכבה רק כשהצורך מתברר בפועל. אם מתקינים שני רכיבי מעקב באותו מחשב, כדאי לברר מראש מול שני הספקים איך הם עובדים זה לצד זה.

סדר העבודה הנכון: מנסחים שאלה, בוחרים את השכבה הכי רדודה שעונה עליה, ומעמיקים רק כשהשאלה מחייבת את זה.

בשורה התחתונה: מה זה אומר עליך

אם הגעת לכאן עם שלוש שאלות, הנה איך לתרגם אותן לצעדים:

• אם מה שמטריד אותך הוא איך הצוות עובד, Insightful עונה על השאלה הזאת, ואין סיבה לשלם על עומק שאין לך בו צורך.
• אם מה שמטריד אותך הוא כמה אתרים או אפליקציות מסוכנים, נסה קודם את Workspace Security בתקופת הניסיון.
• אם מה שמטריד אותך הוא מידע שיוצא מהארגון, אתה צריך כלי DLP ייעודי, ובדיקה משפטית לפני שהוא מותקן.
• בכל מקרה, ספר לצוות מה נאסף ולמה, עוד לפני ההתקנה.

ההערכות כאן כלליות ואינן מבטיחות תוצאה. תכונות ומחירים משתנים, ולכן כדאי לאמת אותם מול הספקים. לתוכנית בדיקה מסודרת ראה ניסיון של 7 ימים, ולתמונה המלאה חזור למדריך Insightful בעברית.

מקורות