התראות ב-Brand24: לקבל את מה שחשוב בלי להיקבר במיילים

בעלת סטודיו לפילאטיס בחיפה פתחה פרויקט ב-Brand24. אין לה שום כוונה להתחבר ללוח כל בוקר עם הקפה. היא מגיעה עם שלוש שאלות: איך יודעים כשמשהו חשוב קורה? איך לא נקברים במיילים? ולאן ההתראה בכלל מגיעה?

שלוש השאלות נפתרות דרך מנגנון אחד: התראה שמחוברת למסנן שמור. מרכז העזרה של Brand24 מבחין בין שני כלים שנוטים לבלבל ביניהם:

• דוחות מייל (Email reports) מציגים תמונת מצב של האזכורים הרלוונטיים ביותר, יחד עם כמה מדדים מרכזיים.
• התראות (Notifications) מבוססות על מסננים שאתם בוחרים, ומודיעות על האירועים החשובים ביותר בחשבון.

העמוד הזה עוסק בכלי השני. תמונת הסדרה המלאה נמצאת במדריך Brand24 בעברית.

איפה מגדירים: חמשת השדות בלשונית Notifications

ההתראה לא נמצאת בתפריט הראשי. היא יושבת בתוך הגדרות הפרויקט, כך שכל פרויקט מקבל התראות משלו. לפי עמוד ההתראות במרכז העזרה, ההגדרה נראית כך:

• נכנסים להגדרות הפרויקט ועוברים ללשונית Notifications (התראות).
• לוחצים על Add new notification (הוספת התראה חדשה). נפתח טופס עם חמישה שדות.
• Email address (כתובת מייל) לאיזו כתובת תישלח ההתראה.
• Frequency (תדירות) באיזו תדירות תרצו לקבל התראות.
• Filter (מסנן) איזה מסנן שמור יפעיל את ההתראה. זה השדה החשוב בטופס.
• Send notification once there are this many mentions (שלחו התראה כשיש כמות כזאת של אזכורים) זהו הסף, ואפשר להשאיר אותו ריק.
• Notification type (סוג ההתראה) מייל, או האפליקציה של Brand24.

שימו לב לסדר: השדה Filter מציע רק מסננים שכבר שמרתם. מי שמגיע לטופס בלי מסנן שמור יצטרך לחזור אחורה, וזה בדיוק הנושא של המקטע השלישי.

איך לא נקברים: תדירות וסף האזכורים

שני שדות קובעים אם תיבת הדואר תישאר שפויה. הראשון הוא Frequency, כלומר כמה פעמים המערכת רשאית לפנות אליכם. האפשרויות עצמן מופיעות בתפריט הנפתח שבמסך. הכלל פשוט: מה שדורש תגובה מהירה מקבל תדירות גבוהה, ומה שיכול לחכות מקבל תדירות נמוכה.

השני הוא הסף, ויש לו התנהגות שקל לפספס. שדה ריק פירושו התראה על כל אזכור חדש שעונה למסנן. כשממלאים מספר, המערכת מחכה שכמות האזכורים תעבור אותו. היא לא מסתפקת בכך שהכמות תגיע אליו.

ההצפה יכולה להגיע גם מהכיוון ההפוך, כהתראה שאף פעם לא נשלחת. לפי מרכז העזרה, התראות נשלחות רק כשיש אזכורים חדשים שתואמים את מילות המפתח של הפרויקט. בפרויקט שיש בו מעט אזכורים, או שמילות המפתח שלו מחמירות, ייתכן שפשוט אין מה לשלוח. לפני שמעלים סף, כדאי לבדוק איפה עומד הפרויקט:

• אם הפרויקט שקט מדי, אפשר לרכך את מילות המפתח: פחות מילות חובה, או ביטויים קצרים יותר.
• אם הפרויקט רועש, אפשר לחבר מילת מפתח ראשית למילת הקשר, כדי לשמור על רלוונטיות.
• מסנני שפה או מיקום מצמצמים את התוצאות לשוק שלכם, ועדיין משאירים מספיק נפח להתראות.

על עבודה עם מילות חובה ומילים מוחרגות יש פירוט בעמוד מילות חובה ומילים מוחרגות.

הלב של השיטה: התראה שנשענת על מסנן שמור

כאן מתחברת תת-המשימה של העמוד: לקבל רק אזכורים שדורשים תגובה. ההתראה עצמה לא מחליטה מה חשוב. המסנן מחליט. לכן העבודה מתחילה בלשונית האזכורים ולא בהגדרות. לפי מרכז העזרה, מסננים שמורים חדשים נוצרים בתצוגת Mentions (אזכורים).

• מגדירים מסנן בתצוגת Mentions מסננים את זרם האזכורים עד שנשאר על המסך רק מה שהייתם רוצים להגיב עליו.
• שומרים את המסנן ונותנים לו שם שאומר מה הוא תופס, כדי שתזהו אותו אחר כך ברשימה.
• חוזרים ללשונית Notifications ובוחרים את המסנן בשדה Filter.

איזה מסנן כדאי לבנות? מרכז העזרה מציע דוגמה מפורשת: התראה על אזכורים שליליים בלבד. כך כל התראה שמגיעה כבר מסמנת משהו שאולי דורש את תשומת הלב שלכם. איך בונים ומנהלים מסננים שמורים ותגיות, מוסבר בעמוד מסננים, תגיות ומסננים שמורים. על המסך שממנו הכל מתחיל יש עמוד נפרד: לשונית האזכורים.

לאן זה מגיע: מייל מול התראת Push

השדה Notification type מציע מייל או את האפליקציה של Brand24. העמוד הראשון במרכז העזרה מזכיר אפליקציה להורדה ל-iOS ול-Android. עמוד עזרה נוסף מתאר התקנה של Brand24 כאפליקציה ישירות מהדפדפן. לפי אותו עמוד, ההתקנה מהדפדפן עובדת ב-Android, iPhone/iPad, Windows, macOS ו-ChromeOS, ולא צריך חנות אפליקציות. מה לשלוח לאיזה ערוץ? מרכז העזרה מסכם זאת כך: Push לדברים שדורשים תשומת לב עכשיו, ומייל לסיכומים ולדוחות.

הפעלת Push, לפי עמוד ההתקנה:

• מתקינים את האפליקציה מהדפדפן במכשיר עצמו. ב-Chrome ל-Android בוחרים Install app או Add to Home screen. ב-iPhone משתמשים ב-Safari: לוחצים Share, בוחרים Add to Home Screen ואז Add.
• פותחים את Notifications ומוצאים את החלק Web Push notifications.
• לוחצים Add Web Push notification וכשהדפדפן מבקש הרשאה, לוחצים Allow (אפשר).
• בוחרים פרויקט, מסנן ותדירות כמו בהתראת מייל.

נקודת פתיחה לעסק קטן: שלוש התראות

מרכז העזרה מציע להתחיל Push משני סוגים: אזכורים שליליים של המותג ואזכורים בעדיפות גבוהה. הטבלה מוסיפה להם התראת מייל שלישית, שבנויה רק מהשדות המתועדים. זו תבנית פתיחה ולא מתכון מחייב. המספרים בשדה הסף תלויים בהיקף השיח הרגיל של הפרויקט שלכם.

לזינוקים חדים יש כלי ייעודי, ועליו יש עמוד נפרד: התראת סערה. מי שעובד בצ'אט צוותי ימצא את האפשרויות בעמוד חיבור לסלאק, טימס וכלים נוספים.

ומה זה אומר עליך

ההתראות הן מראה די כנה. מי שמקבל Push על כל שטות לא סובל מ-Brand24, אלא ממסנן רחב מדי. מי שלא קיבל כלום כבר שבועיים לא בהכרח זכה לשקט תעשייתי: ייתכן שהפרויקט מחמיר מדי. מרכז העזרה ממליץ לעבור מדי פעם על הגדרות מילות המפתח ולהתאים אותן למטרות המעקב. אותה המלצה נכונה גם למסננים שמזינים את ההתראות.

הלוח של Brand24 לא אמור להיות עוד משימה יומית. מסנן שמור טוב, סף מכוון וערוץ נכון הופכים אותו למשהו שנפתח כשיש סיבה.

כמה זמן זה חוסך בפועל תלוי בנפח השיח סביבכם ובאיכות המסנן. זו הערכה, לא הבטחה. מי שרוצה בכל זאת מבט קבוע וקצר על הלוח ימצא תבנית מוכנה בשגרת רבע שעה ביום. לחזרה לתמונה המלאה: מדריך Brand24 בעברית.