צוות ב-Brand24: משתמשים והרשאות לפי פרויקט

קחו לדוגמה בעלת סטודיו קטן לעיצוב פנים ברמת גן, שפתחה חשבון Brand24 כדי לשמוע מה אומרים על הסטודיו ברשת. אחרי כמה שבועות היא כבר רוצה עזרה: שמנהלת המשרד תעבור על האזכורים בבוקר, שהמעצב הזוטר יסמן מה רלוונטי, ושהפרילנסרית שמנהלת את האינסטגרם תראה רק את מה שנוגע לה. הפתרון הקלאסי הוא להדביק את הסיסמה בקבוצת הוואטסאפ של המשרד. הוא עובד מצוין, בדיוק עד היום שמישהו עוזב. העמוד הזה עונה על שלוש שאלות: איך מוסיפים עובד? איך מגבילים אותו לפרויקט אחד? ומי בעצם צריך לראות מה?

שאלה ראשונה: איפה לוחצים Add users

לפי מרכז העזרה של Brand24, כל ניהול הצוות מרוכז במקום אחד בפאנל: לוחצים על Add users (הוספת משתמשים). בראש המקטע מופיעים שני נתונים: המכסה הנוכחית (user limit) ומספר המשתמשים שכבר נוספו. כדאי להסתכל עליהם לפני ששולחים הזמנה. הם אומרים לכם מייד אם יש מקום לעוד אדם, או שהגעתם לתקרה של התוכנית.

• פותחים את Add users נכנסים למקטע הוספת המשתמשים ובודקים בכותרת כמה מקומות תפוסים וכמה נשארו.
• בוחרים סוג גישה יש שתי אפשרויות: Global account access (גישה לכל החשבון) או Project account access (גישה לפרויקט מסוים). ההבדל ביניהן מוסבר בסעיף הבא.
• בוחרים הרשאה בתוך כל סוג גישה יש כמה הרשאות לבחירה. לפי מרכז העזרה, כל הרשאה מוסברת במסך עצמו. קראו את ההסבר ואל תנחשו לפי השם.
• מחליטים על מייל הודעה יש שדה שמסמנים אם רוצים שהמשתמש החדש יקבל מייל על ההרשאות החדשות שלו. שימו לב לסייג: אם כתובת המייל עוד לא שייכת לאף משתמש במערכת, ההודעה תישלח בכל מקרה.

מה זה אומר בפועל? הסימון משנה בעיקר אצל אנשים שכבר מוכרים למערכת. עובד חדש לגמרי יקבל מייל גם אם לא סימנתם כלום. לכן כדאי להגיד לו מראש שההזמנה בדרך, כדי שלא ימחק אותה כמייל חשוד.

שאלה שנייה: גישה גלובלית מול גישת פרויקט

זו השאלה שמפרידה בין "נתתי לו גישה" לבין "נתתי לו את המפתחות לכל הבית". כך מרכז העזרה מתאר את שני הסוגים:

נחזור לסטודיו מרמת גן. אם הקמפיין באינסטגרם מנוהל בפרויקט נפרד, הפרילנסרית יכולה לקבל Project account access לפרויקט הזה בלבד. היא תראה את האזכורים של הקמפיין, ולא את הפרויקט שעוקב אחרי המתחרים. אותו היגיון מתאים לסוכנות דיגיטל בחיפה, לדוגמה, שמחזיקה כמה לקוחות בחשבון אחד. בתרחיש הסוכנות זה פירוט מלא.

לפני שמזמינים: כמה משתמשים כלולים בכל תוכנית

לפי מרכז העזרה, מגבלת המשתמשים תלויה תמיד בתוכנית המנוי הנוכחית שלכם:

הקפיצה החשובה לבעל עסק שרוצה צוות היא המעבר מ-Individual ל-Team. ב-Individual המכסה היא משתמש 1, ומ-Team ומעלה אין הגבלה על מספר המשתמשים. ההשוואה המלאה בין התוכניות נמצאת בעמוד תוכניות ומחירים.

שאלה שלישית: מי קורא, מי מתייג ומי עונה ללקוחות

Brand24 נותן לכם שני כלים: סוג גישה והרשאה. חלוקת העבודה עצמה היא החלטה שלכם. מרכז העזרה לא מפרט במאמר מה כל הרשאה מאפשרת, ולכן הטבלה הבאה היא כלי תכנון ולא מיפוי של הרשאות. לכל תפקיד יש בה שאלה אחת שכדאי לבדוק מול ההסבר שמופיע במסך.

בצוות קטן אותו אדם ממלא לעיתים שניים או שלושה תפקידים, וזה בסדר. הכלל נשאר זהה:

בחרו את ההרשאה המצומצמת ביותר שעדיין מאפשרת לאדם לעשות את העבודה שלו, ואת סוג הגישה הצר ביותר, כלומר פרויקט אחד במקום כל החשבון, כשזה מספיק.

איפה זה נשבר: עובד שעזב ועדיין מקבל התראות

כאן המסמך הרשמי נעצר. מאמר העזרה עוסק בהוספת משתמשים. הוא לא מתאר איך מסירים משתמש, ולא מה קורה להתראות או לדוחות שנשלחו לכתובת המייל שלו. תחשבו על התראת סערה שנוחתת בשתיים בלילה אצל עובד שכבר עבר לעבוד אצל המתחרה. זה כבר לא ניטור, זו מתנה. לכן רשימת הבדיקה ביום העזיבה היא באחריותכם:

• חוזרים למקטע Add users ובודקים מי מופיע ברשימה ואיזה סוג גישה יש לו.
• בודקים אם כתובת המייל שלו מופיעה בהגדרות ההתראות או בדוחות המייל.
• אם היה לו Global account access, זכרו שהגישה הזאת חלה על כל הפרויקטים בחשבון, כולל פרויקטים שהקמתם אחרי שהוא הצטרף.
• לא מוצאים איך מסירים אותו? מרכז העזרה מזמין לפנות לתמיכה בכל שאלה. זה הזמן לעשות את זה.

זה גם היתרון הגדול של משתמשים נפרדים על פני סיסמה משותפת. כשלכל אדם יש משתמש משלו, אפשר לסגור גישה לאדם אחד. כשכולם משתמשים באותה סיסמה, אפשר רק להחליף אותה לכולם ולקוות שאף אחד לא שמר אותה בפתק.

השורה התחתונה: מה זה אומר עליך

מסך ההרשאות הוא בעצם צילום מצב של איך העסק שלכם עובד. אם קשה לכם לענות מי צריך לראות מה, הבעיה כנראה לא ב-Brand24 אלא בחלוקת האחריות בצוות. ההמלצה המעשית היא לעבור על רשימת המשתמשים בכל פעם שמישהו מצטרף או עוזב, ולא רק כשמשהו משתבש. ההרגל הזה לא מבטיח שלא תהיה תקלה, אבל הוא מקטין את הסיכוי שגישה תישאר פתוחה בלי שאיש יודע עליה.

מקורות